Como usar um quadro kanban para gerenciar com sucesso suas tarefas e projetos
O gerenciamento de projetos agora é essencial para organizar tarefas e permanecer produtivo. A necessidade de sucesso levou os aplicativos de produtividade a transformar ideias ambiciosas em planos viáveis. Portanto, os quadros kanban ocupam o centro do palco como um hub central para a colaboração de sua equipe. Mas você provavelmente está se perguntando, o que é um quadro kanban?
Introdução aos quadros Kanban
Um Quadro Kanban é uma ferramenta de gerenciamento de projetos ágil e eficaz que organiza as tarefas em um formato visual usando cartões e colunas. De acordo com o blog miro.com “Kanban é um método de gerenciamento enxuto projetado para implementar o desenvolvimento ágil de software. Ele faz isso visualizando o fluxo de trabalho da sua equipe de desenvolvimento. Quando usado para gerenciar tarefas de trabalho, Kanban permite que cada membro da equipe visualize o status de todas as tarefas em seu fluxo de trabalho. Kanban requer comunicação aberta e transparência, permitindo que todos os membros de sua equipe contextualizem e priorizem cada item de trabalho. Isso, por sua vez, ajuda você a fazer mais e a produzir melhores resultados como uma equipe. ”
Agora que você tem uma ideia do que é um Quadro Kanban, aprenda como usá-lo em seus projetos. Você está pronto?
Prepare o seu quadro Kanban
Os quadros Kanban são geralmente divididos em três seções: Tarefas, Tarefas e Pronto. No entanto, vai depender de como você deseja distribuir suas tarefas e as atividades realizadas por sua equipe. Você pode adicionar quantas seções forem necessárias; por exemplo, uma agência de marketing de conteúdo pode achar esta divisão útil: Tarefas, Estratégia, Conteúdo, Edição, Design, Publicado, KPI’s.
Você sempre pode fazer um esboço anterior usando post-its para preparar seu kanban antes de iniciar uma versão digital. Mas o mais importante, sempre lembre-se de não transformar seus projetos em tarefas. Isso gerará improdutividade em seu ciclo de planejamento.
Uma placa, muitos casos de uso
Construir um quadro multifuncional para a equipe em termos de tarefas é possível com dedicação. Normalmente, vários itens de trabalho podem ser categorizados em diferentes classes de serviço, dependendo do impacto comercial que eles podem ter. Eles devem ser classificados com base nas expectativas do cliente e sua percepção de valor.
Por exemplo, existem tarefas que você não pode atrasar e deve processar imediatamente, com o mínimo de transferência possível. Você pode organizá-los por uma classe de serviço e deve passar por um fluxo de trabalho simples, como Solicitado → Em andamento → Concluído. Se você priorizar seu quadro kanban dessa forma, poderá usá-lo para qualquer tipo de projeto, tarefa ou até mesmo relatórios de bug.
Planejamento de campanha de marketing
Uma agência de marketing digital deve sempre trabalhar no modo Kanban, o que mantém a flexibilidade nos níveis apropriados. Além disso, ser flexível significa se adaptar aos requisitos e recursos do cliente, tanto em termos de tempo, qualidade e entrega de trabalho. Da mesma forma, o modelo Kanban também é conhecido como painel visual. É um painel de informações que controla os processos internos e externos da produção seriada, de acordo com o tempo e os produtos necessários em cada etapa do processo. É por isso que é perfeito para uma campanha de marketing.
Agora que você entende mais sobre o sistema Kanban, vamos dar uma olhada nas metas que ele busca com uma agência de marketing digital:
- Divida os horários de trabalho na frente de toda a equipe.
- Evite atrasos nas entregas e sobrecarga de trabalho.
- Otimize a coordenação entre equipes e o fluxo de produção.
- Apoiar a comunicação interna direta e aberta ao nível da empresa.
Isso soa familiar para você?
Rastreamento de Bug
O andamento de um projeto é organizado com a ajuda de um quadro que lista a quantidade de trabalho concluído até o momento e o restante. De acordo com o QA Profissional:
O sistema Kanban define um limite de ‘Trabalho em Andamento‘ segmentando o quadro em colunas, como – lista de pendências, Em andamento, bloqueado, concluído. Cada tarefa deve passar por essas colunas para garantir que o projeto finalmente esteja se encaminhando para a realização final
Quando os desenvolvedores trabalham em um aplicativo, algumas alterações na funcionalidade ou nos recursos do aplicativo atual podem ser solicitadas. Um bug ou problema pode ser encontrado em qualquer estágio: desenvolvimento, teste ou revisão de código. Esses defeitos são então atribuídos ao estágio de trabalho anterior com base no estado em que foram capturados. Esses códigos defeituosos devem ser retificados primeiro para passar para os próximos estágios.
Caso de uso
Quando um sistema Kanban está sobrecarregado de trabalho, tudo fica mais lento e o fluxo de trabalho se torna um gargalo. O trabalho travado é fácil de localizar no quadro, pois ele se acumula nas pistas afetadas, proporcionando clareza instantânea sobre o trabalho que precisa de atenção.
Configurar e mover o trabalho por meio do quadro Kanban é a melhor maneira de aprender como usá-lo. À medida que sua equipe ou organização se familiariza mais com a operação do conselho, você começa a se sentir mais confortável para fazer melhorias no layout e no design do conselho.
Dicas e práticas recomendadas
Use o quadro Kanban para limitar o trabalho em andamento (WIP) e o foco
Você já teve que realizar várias tarefas e decidiu separar pedaços de cada uma na esperança de concluí-las todas ao mesmo tempo? Esta é uma técnica muito ruim para acelerar o trabalho. Pelo contrário, fará com que você procrastine e nunca termine uma tarefa a tempo. A verdade é que nosso cérebro só pode funcionar em uma tarefa por vez.
Os limites de trabalho em andamento ajudam a melhorar sua produtividade, fornecem foco e gerencia o fluxo de trabalho. Esses limites (WIP) representam o número de tarefas nas quais um indivíduo ou equipe trabalha por vez. Eles ajudam as equipes a se concentrar em fazer as coisas e evitar que as tarefas se acumulem em qualquer estágio do processo.
Use o ciclo pensar-fazer-verificar para buscar melhorias incrementais
Se você ainda não ouviu falar sobre Lean UX, é hora de aprender sobre ele. O sistema kanban e o ciclo pensar-fazer-verificar são uma combinação perfeita. Essa combinação ajudará as equipes de produto a buscar a melhoria contínua no design do produto por meio de mudanças evolutivas.
O foco principal dessa técnica é minimizar o tempo do ciclo de produção sem deixar de lado a experiência do usuário de um produto ou serviço no qual você está trabalhando. O resultado? Uma maneira poderosa de entregar projetos de alta qualidade no prazo.
Novos quadros TrackingTime
A equipe TrackingTime tem trabalhado muito para desenvolver um quadro inspirado no kanban. Sua encenação gera grandes expectativas em termos de produtividade. O quadro TrackingTime é uma ferramenta visual para gerenciar projetos e fluxos de trabalho usando colunas e cartões. Ajuda as equipes a ver o andamento do trabalho e identificar gargalos.
O melhor dessa visualização é que você pode utilizá-la de acordo com cada necessidade de sua equipe. É uma ferramenta visual brilhante que fornece uma visão geral do status atual do trabalho e simplifica a comunicação da equipe. Os cartões são tarefas e as colunas são listas de tarefas que podem representar fases do projeto.
Qual é a utilidade disso?:
- Organize tarefas e metas por equipes.
- Visualize melhor os fluxos de trabalho e as etapas do projeto.
- Organize um projeto por períodos de tempo.
- Para qualquer tipo de organização que você possa ter em mente!
Saiba mais sobre TrackingTime Boards
As placas kanban são adequadas para mim?
Este sistema é uma boa opção se sua equipe está tendo problemas para entregar projetos no prazo. Um quadro kanban é essencial para melhorar os fluxos de trabalho em qualquer processo de produção e evitar o desgaste. Lembre-se de definir cada ciclo corretamente para uma implementação bem-sucedida de um quadro kanban em sua equipe. Em termos de produtividade, é uma peça importante. Mas se sua equipe não está trabalhando de acordo com os requisitos ou não se sente confortável com isso, você sempre pode verificar o design do quadro e melhorá-lo.
