Como Planejar Reuniões de Projeto Produtivas Sem Desperdiçar Tempo

Produtividadejulho 14 2022

Uma pesquisa recente mostrou que 47% dos funcionários consideram as reuniões desnecessárias e improdutivas. Ainda mais números mostram que 49% dos participantes de as reuniões de projetos realizam atividades não relacionadas durante essa chamada ou conferência.

Se você está se perguntando como levar suas reuniões de gerenciamento de projetos para o próximo nível em termos de eficácia e otimização, temos boas notícias para você! Você veio ao lugar certo.

Neste artigo, exploramos várias estratégias sobre como planejar reuniões de projetos de produtos sem desperdiçar horas da empresa. Você também descobrirá algumas dicas profissionais sobre como tirar o melhor proveito da sua reunião no menor tempo possível.

Por fim, ajudaremos você a destacar as diferenças entre reuniões de projeto boas e ruins. Dessa forma, você pode avaliar as reuniões que já realiza e descobrir para onde ir. Dito isso, vamos direto ao assunto.

Planejando Reuniões de Projetos Produtivos: Seis Passos Fáceis a Seguir

Sem dúvida, as reuniões são cruciais para o sucesso de qualquer empresa, sejam elas realizadas offline ou por meio de ferramentas de comunicação online. No entanto, as reuniões de produto são ainda mais importantes. Felizmente, reuniões produtivas e eficientes em termos de tempo não são impossíveis de alcançar. No entanto, é preciso algum conhecimento específico para atingir esse objetivo.

Embora existam muitas razões para as estatísticas acima mencionadas, uma razão se destaca – muitos gerentes de projeto não sabem como planejar reuniões eficazes.

Como resultado, uma quantidade significativa de tempo é desperdiçada entre reuniões muito frequentes e longas. Felizmente, existem várias soluções testadas e comprovadas para esse problema. Aqui estão algumas dicas sobre como melhorar o planejamento e executar reuniões de projeto eficazes:

1. Envie a Agenda ou Expectativas para Reuniões de Projeto com Antecedência

Uma das maneiras infalíveis de evitar a armadilha de reuniões desperdiçadas ou excessivamente longas é enviar a agenda de cada reunião aos participantes com antecedência. Dessa forma, todos sabem o que esperar e como se preparar. Em outras palavras, você não precisa perder tempo informando os participantes sobre a meta da reunião durante sua duração.

Um e-mail é normalmente um dos métodos preferidos de compartilhar esboços ou objetivos de reunião com funcionários, membros da equipe e outros participantes. O uso de uma ferramenta de gerenciamento de e-mail também pode ajudar a simplificar esse processo como gerenciamento de projetos.

Você também pode criar um convite de calendário recorrente para que sua equipe tenha um horário de reunião definido a cada semana ou mês para planejar sua agenda de trabalho.

Mas certifique-se de que todos os participantes da reunião saibam o objetivo de cada reunião com antecedência!

2. Decida o Melhor e Pior Horário Para se Reunir

Em seguida, se você quiser ter uma reunião produtiva, é melhor considerar a reunião do projeto. Você deseja garantir que o horário da reunião e até a duração sejam geralmente convenientes para todos os participantes. Afinal, você não é o único que participará da reunião.

Portanto, reserve um tempo para coordenar com a equipe e descobrir os melhores horários para fazer reuniões e quando não fazê-las. Usando essas informações, você pode criar um calendário de equipe que orientará o agendamento de reuniões futuras.

Depois de concluir esse processo, você pode enviar convites de calendário detalhando a data e a hora acordadas para a reunião do projeto.

3. Defina as Regras Básicas Para a Reunião

As regras básicas são críticas no gerenciamento de projetos em grupo. Sem essas regras, pode ser mais desafiador controlar o comportamento dos participantes durante as reuniões e até mesmo a direção dessa reunião. Isso pode levar a um desperdício significativo de tempo ao convocar a reunião para ordenar ou gerar as ações que você exige de outros participantes.

Por exemplo, ao fazer uma videochamada com a equipe, crie uma regra de que cada pessoa deve ter sua câmera e guardar seus telefones para se manter engajado na reunião.

Portanto, geralmente é uma excelente ideia estabelecer regras básicas para cada reunião antes de seu início. Uma boa regra geral é comunicar suas regras básicas ao enviar o resumo da reunião.

Dito Isto, Aqui Estão Algumas Regras Básicas que Geralmente são Necessárias:

Cada pessoa presente na reunião deve participar.
Os participantes devem sempre ligar suas câmeras (para reuniões virtuais).
Nenhum telefone deve ser usado durante as reuniões, exceto por motivos relevantes, etc.

4. Faça e Compartilhe Notas Sobre a Reunião

Um dos motivos mais comuns pelos quais as reuniões de projeto se arrastam por longos períodos é porque os participantes geralmente perdem a concentração. Como resultado, geralmente há a necessidade de oferecer informações passadas. Portanto, se você deseja planejar reuniões de projeto produtivas, imponha anotações.

Certifique-se de que cada membro em sua reunião tome nota para manter sua atenção nos palestrantes e outros colaboradores. Dessa forma, eles se concentram mais e tendem a perder a concentração com menos frequência.

Atualmente, é mais comum fazer anotações on-line, pois oferecem mais flexibilidade e são fáceis de compartilhar. Felizmente, o aplicativo Tracking Time oferece muitas integrações – incluindo Google Docs, SmartSheet e Microsoft Teams – que ajudam na tomada de notas.

Você também pode compartilhar notas de reunião eletronicamente após a reunião.

5. Programe Suas Reuniões Para Uma Melhor Gestão

Escolher um horário de início para suas reuniões de projeto garantirá pontualidade e arranjos ideais. Da mesma forma, fixar um horário de término garantirá melhor gerenciamento de tempo, velocidade e objetividade.

Além disso, definir uma duração para sua reunião mostra que você respeita o tempo dos outros participantes da reunião.

Por exemplo, se sua equipe estiver em uma teleconferência e souber a hora em que a sessão terminará, é mais provável que dê tudo de si nessa reunião.

Além disso, cronometrar sua reunião o ajudará a planejar e atribuir uma duração a cada item em sua agenda. Também ajuda a elaborar uma escala de importância relativa a vários tópicos que você deve discutir. Em suma, monitorar o tempo garante uma reunião geral mais eficiente, eficaz e produtiva.

6. Ter Itens de Ação e Prazos Para Após a Reunião

Por fim, se você deseja ter reuniões de projeto produtivas sem perder tempo, deve planejar o que acontece após a reunião. Lembre-se, é muito fácil se envolver em atividades enquanto negligencia a produtividade.

Uma excelente maneira de evitar essa armadilha é criar planos acionáveis para atividades pós-reunião.

Para passar do planejamento à ação, compartilhe as responsabilidades pelas atividades que você decidiu realizar durante a reunião. Também estabeleça prazos razoáveis para cada atividade, pois isso estimula as pessoas a avançarem em direção aos seus objetivos.

Compreensivelmente, acompanhar as atividades de várias equipes de projeto pode ser bastante desafiador. Mas, não se preocupe, você pode usar várias ferramentas premium para ajudá-lo a ficar no topo de seus projetos. Algumas dessas ferramentas incluem Asana e Trello.

Dito isso, vamos explorar algumas das diferenças entre reuniões de projeto boas e ruins.

As Diferenças Entre Reuniões de Projeto Boas e Ruins

Agora que você sabe planejar reuniões de projeto produtivas sem desperdiçar tempo, o próximo passo é avaliar as reuniões que você costumava ter.

Suas reuniões de projeto são boas? Você precisa melhorar a maneira como planeja e lida com suas sessões? Estas são perguntas vitais que você precisa responder.

Não se preocupe, vamos destacar algumas maneiras importantes de diferenciar reuniões de projeto boas e ruins nos parágrafos a seguir.

1. Boas reuniões de projetos são econômicas

Muitas pessoas não percebem isso, mas as reuniões custam dinheiro – direta e indiretamente. Por um lado, há o custo de organizar a própria reunião. Além disso, como a reunião acontece durante o horário de trabalho, os participantes têm horário remunerado.

Portanto, é essencial acompanhar os custos das reuniões de planejamento do projeto e seu valor de saída. Boas reuniões de projeto sempre têm um valor de saída mais alto.

2. Boas Reuniões de Projetos Exigem Planejamento Adequado

Reuniões improvisadas raramente são eficazes ou produtivas, pois os participantes muitas vezes lutam para se orientar nessas reuniões. Portanto, se você deseja executar uma boa reunião de projeto, um ponto crítico é a preparação adequada.

Certifique-se de ter um objetivo claro para a reunião e os resultados que você pode medir. Além disso, crie uma agenda cuidadosamente pensada e certifique-se de que os participantes também estejam cientes dela.

3. Boas Reuniões de Projetos Estabeleceram Regras Básicas

Sem regras, seria muito desafiador, se não impossível, fazer progressos significativos em uma reunião de projeto. Afinal, não haveria nada para manter as ações dos participantes e até mesmo do gerente de projeto sob controle.

Portanto, se você deseja realizar reuniões de projeto boas e produtivas, certifique-se de estabelecer as regras básicas necessárias antes do início da reunião.

4. Boas Reuniões de Projetos São eficientes em Termos de Tempo

O tempo é crítico em qualquer reunião de projeto. No gerenciamento de projetos, você deve impor a pontualidade, pois o atraso apenas retardará ou o atrasará.

No entanto, não é apenas importante que você comece no horário, mas também termine a reunião no horário estipulado. Respeite o tempo de todos os participantes. Uma maneira de garantir isso é manter o tempo alocado para cada item da agenda.

O Resumo

Às vezes, reuniões ruins acontecem. Mas, com as dicas e estratégias certas, você pode ficar à frente das estatísticas e realizar reuniões de projeto produtivas consecutivas.

Espero que as dicas acima ajudem você a atingir suas metas de reuniões eficientes que geram resultados significativos em seus projetos. Mas, lembre-se, metas claras e um cronograma rigoroso para cada reunião não são negociáveis!

Sobre o Autor:

Victoria é uma profissional de marketing de conteúdo no Mailbird, um premiado aplicativo de gerenciamento de e-mail que permite economizar tempo gerenciando várias contas. Victoria é especializada em tudo o que é marketing digital e de conteúdo. Quando ela não está experimentando um novo conteúdo, ela está em um podcast ou gravando no YouTube.

Como planejar reuniões de projeto produtivas sem perder tempo

Envie a agenda ou expectativas com antecedência
Dessa forma, todos sabem o que esperar e como se preparar.
Decida o melhor e pior momento para se encontrar
Leve o seu tempo para coordenar com a equipe e descobrir os melhores horários para fazer reuniões e quando não tê-las.
Defina as regras básicas para a reunião
Sem essas regras, pode ser mais desafiador controlar o comportamento dos participantes durante as reuniões e até mesmo a direção dessa reunião.
Faça e compartilhe notas da reunião
Certifique-se de que cada membro em sua reunião tome nota para manter sua atenção nos palestrantes e outros colaboradores. Dessa forma, eles se concentram mais e tendem a perder a concentração com menos frequência.
Programe suas reuniões para um melhor gerenciamento
Definir uma duração para sua reunião mostra que você respeita o horário dos outros participantes da reunião.
Tenha itens de ação e prazos para após a reunião
Para passar do planejamento à ação, compartilhe as responsabilidades pelas atividades que você decidiu realizar durante a reunião. Também estabelece prazos razoáveis para cada atividade, pois isso estimula as pessoas a avançarem em direção aos seus objetivos.