Como Dominar sua Semana de Trabalho: Software de Gerenciamento de Projetos para Indivíduos

Melhores Práticas

O software de gerenciamento de projetos é uma solução direta para qualquer pessoa – especialmente indivíduos – em qualquer setor, que procura otimizar seu fluxo de trabalho e capitalizar seu tempo, energia e recursos.

Temos que assumir que George Lorimer, jornalista e editor, sabia o que ele queria dizer quando falou: “Você precisa acordar todas as manhãs com determinação se vai dormir com satisfação”.

Quando você sabe o que deseja, mas não tem a configuração certa para realizar tarefas, sua determinação pode vacilar.

Problemas comuns enfrentados pelos indivíduos ao gerenciar projetos

Não importa se você está trabalhando em uma equipe ou como indivíduo. Você enfrenta desafios que impedem seu fluxo de trabalho.

Alguns dos desafios comuns são:

Vamos ver como dependendo de um sistema operacional funcional para ajudá-lo a enfrentar o exposto acima pode ser benéfico.

Como usar o software de gerenciamento de projetos para dominar sua semana de trabalho como um indivíduo

1. Automatize a análise de dados e relatórios

Primeiro, a conversão manual de dados em informações significativas é uma tarefa trabalhosa, especialmente quando precisamos de relatórios rápidos e confiáveis ​​para monitorar alterações inesperadas.

Ao automatizar o relatório de dados, pode-se gerar relatórios úteis e fáceis de entender que estão prontos para compartilhar.

Por que você deve automatizar?

Alguns dos destaques que você pode usar para usar são painéis visuais personalizáveis. Alguns exemplos são gráficos de Gantt, Kanban e Pivot View para um melhor gerenciamento de fluxo de trabalho e entregas.

Você processa informações visuais 60.000 vezes mais rápido e mantém 90% a mais quando comparado ao texto e a variedade de gráficos mencionados acima ajuda você com o mesmo.

Você pode usar as métricas de desempenho das semanas anteriores para reduzir erros humanos, economizar tempo e identificar o que falta na próxima semana.

2. Concentre-se nos KPIs certos

Em segundo lugar, use KPIs para avaliar seu esforço das semanas anteriores e compare o progresso facilmente. Os KPIs são projetados para restringir seu foco para que você possa tomar melhores decisões sobre estratégias que precisam ser refinadas ou abandonadas.

Em quais KPIs você deve se concentrar?

For a favorable outcome, an individual should consider these suggested KPIs:

  • Para um resultado favorável, um indivíduo deve considerar esses KPIs sugeridos:
  • As taxas de conclusão dos projetos: você cumpriu o prazo? Quantas vezes você resolveu um problema? Quanto tempo é gasto por tarefa?
  • Quão satisfeitos estão seus clientes/ empregadores?: Se você está no espaço B2B ou B2C, use pesquisas para determinar oportunidades de crescimento.
  • ROI: é uma métrica -chave que ajuda diretamente a traduzir seus esforços em ganhos financeiros mensuráveis.

3. Utilize S.M.A.R.T micro-goals.

Os inovadores em qualquer setor usam o S.M.A.R.T Micro-Goals alinhados com seus KPIs para projetar objetivos e produzir resultados importantes.

Chris Mason, diretor sênior inovador da Sears Holding Company, usou o S.M.A.R.T Micro-Goals para validar o tempo, a energia e os recursos gastos.

Em 2013, ele planejou uma estratégia da OKR para melhorar as vendas (meta de longo prazo) através do aumento das vendas por hora (micro-metas). As vendas aumentaram 8,5% – de US $ 14,44 por hora para US $ 15,67 por hora e o ganho de oportunidade geral aumentou 11,5%. Ganha-ganha!

Chris fez isso criando uma métrica para medir o desempenho de uma operação. Ele também implementou uma estratégia que era alcançável e realista, simplesmente acompanhando o tempo e as vendas – ou seja, u cenário de micro-metas.

Por exemplo, um S.M.A.R.T. O objetivo que se expande apenas “quero começar um negócio” pode ser:

“Dentro de um mês, vou me preparar para vender cartões artesanais no Etsy, o que me permitirá me beneficiar financeiramente do meu hobby favorito. Dentro de seis semanas, terei um inventário de 30 cartões artesanais para vender e buscar vender no mínimo cinco cartões por semana, construindo relacionamentos com os clientes através de boca a boca, referências e redes locais.”

De fato, o estabelecimento de tais metas garante que as experiências individuais menos atrasos, evite a distração e facilite o reconhecimento de etapas acionáveis ​​que o levam a atingir uma agenda maior.

4. Evite a supervisão da comunicação

A supervisão da comunicação é um problema para muitos, pois perturba as indústrias em que é essencial transmitir conhecimento e experiência.

De fato, a maioria de nós usa aplicativos diferentes para armazenar dados, por exemplo, gdrive ou dropbox. Também os usamos nos comunicam via texto e vídeo (Slack, Zoom, Hangouts, Skype) e até e -mails regulares.

De fato, ter uma plataforma centralizada para tudo o que a comunicação o capacita, permitindo que você não perca nenhuma notificação e permitindo que você escala. Da mesma forma, o software de gerenciamento de projetos também cria um ambiente para comunicação organizada, responsável e transparente com suas equipes, parceiros e clientes, integrando -se aos principais aplicativos de comunicação.

5. Use um registro de risco

Negócios e risco andam de mãos dadas.

Reserve um tempo para identificar e avaliar o risco em seu modelo usando um registro de risco para gerenciar projetos.

Um registro de risco é uma ferramenta valiosa de gerenciamento de projetos, pois apresenta tarefas e permite identificar as próximas ameaças semanais a projetos que estão em maior risco de falha. Também aponta como pode ser possível falha.

Você pode analisar a probabilidade e a escala (baixa, moderada ou alta) de falha e medir o efeito que ela terá em todas as operações.

6. Faça um plano de contingência

Em um momento de crise, as pessoas geralmente param para questionar “por que eu não planejei corretamente?!”. Até então, é tarde demais e o estresse é inevitável.

Software de gerenciamento de projetos como segunda -feira.com ajuda a adotar a incerteza, pois oferece um espaço para rastrear e relatar interrupções. Você pode projetar planos de contingência para possíveis alterações. Portanto, mesmo quando as crises batem à sua porta, o resultado ainda é gratificante.

Como você usa um sistema operacional de trabalho para produzir planos de contingência?

Use os recursos da organização do fluxo de trabalho para projetar estratégias passo a passo para mitigar o risco, por:

  • Determinando o que você precisa para concluir uma tarefa.
  • Identificar o risco potencial de falha em cada estágio.
  • Avaliando a probabilidade de fracasso.

Software de gerenciamento de projetos como seu companheiro de equipe

Como indivíduo, pode ser difícil organizar e acompanhar seu fluxo de trabalho exclusivo. Um sistema operacional de trabalho como segunda -feira.com é construído para centralizar todas as suas prioridades em um só lugar. Ele se adapta se estes estão na iteração de amanhã ou no futuro distante.

Como usar o software de gerenciamento de projetos para dominar sua semana de trabalho como um indivíduo

  1. Automatizar a análise e relatório de dados

    Ao automatizar o relatório de dados, pode-se gerar relatórios úteis e fáceis de entender que estão prontos para compartilhar.

  2. Concentre -se nos KPIs certos

    Use KPIs para avaliar seu esforço das semanas anteriores e comparar o progresso facilmente.

  3. Utilize S.M.A.R.T micro-goals.

    Os inovadores em qualquer setor usam o S.M.A.R.T Micro-Goals alinhados com seus KPIs para projetar objetivos e produzir resultados importantes. O estabelecimento de tais metas garante que as experiências individuais sejam menos atrasos, evite a distração e facilite o reconhecimento de etapas acionáveis ​​que o levam a atingir uma agenda maior.

  4. Evite a supervisão da comunicação

    Ter uma plataforma centralizada para tudo o que a comunicação o capacita, permitindo que você não perca nenhuma notificação e permitindo que você escala. Ele também cria um ambiente para comunicação organizada, responsável e transparente com suas equipes, parceiros e clientes, integrando -se aos principais aplicativos de comunicação.

  5. Use um registro de risco

    Reserve um tempo para identificar e avaliar o risco em seu modelo usando um registro de risco para gerenciar projetos. Essas ferramentas apresentam tarefas e permitem identificar as próximas ameaças semanais a projetos que estão em maior risco de falha e como a possível falha pode ser.

  6. Fazer um plano de contingência

    O software de gerenciamento de projetos ajuda a adotar a incerteza, pois oferece um espaço para rastrear e relatar interrupções. Você pode projetar planos de contingência para possíveis mudanças, portanto, mesmo quando as crises batendo à sua porta, o resultado ainda é gratificante.

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