Comunicação para projetos internacionais de sucesso

A comunicação de equipe para o sucesso de projetos

Uma comunicação de equipe fluida e uma rápida tomada de decisões estão entre os fatores de sucesso mais importantes na gestão de projetos. Mas isso pode rapidamente se tornar um desafio, especialmente para equipes internacionais que trabalham em diferentes países e fusos horários. Neste artigo, você aprenderá o que deve considerar ao se comunicar com uma equipe internacional.

A comunicação fluente de equipe é fundamental

Com a crescente globalização, a importância dos projetos internacionais cresce. Mesmo que equipes remotas tragam vantagens de produtividade decisivas e funcionários multiculturais enriquecem a dinâmica de um projeto e, ao mesmo tempo, podem ser a base para soluções criativas, a cooperação além das fronteiras nacionais pode rapidamente se tornar um problema. Você precisará de um bom planejamento, objetivos de projeto claros e comunicação fluida para gerenciar com sucesso equipes distribuídas.

Se você tentar realizar um projeto internacional utlizando e-mails e constantes reuniões e telefonemas, rapidamente descobrirá que isso é quase impossível. As formas modernas de trabalho requerem novas abordagens e métodos de gestão. As soluções de colaboração prometem uma solução. Porque elas permitem que equipes distribuídas definam claramente responsabilidades e requisitos, comuniquem metas e reduzam os processos de tomada de decisão.

A seguir, apresentamos uma série de dicas úteis que todos que desejam liderar com sucesso uma equipe de projeto internacional rumo a seus objetivos devem ter em mente.

Definir as responsabilidades de trabalho

Uma boa comunicação começa com um bom planejamento. Muitas das discussões que surgem durante um projeto geralmente giram em torno de apenas algumas questões básicas que se repetem continuamente: quem precisa fazer o quê? Como? Até quando? As soluções de colaboração especiais para gestão de projetos e tarefas se concentram na resposta rápida e eficiente a essas perguntas. As equipes internacionais, em particular, precisam de instruções claras e um cronograma de trabalho bem planejado.

Em vez de enviar incontáveis e-mails para frente e para trás para esclarecer questões de responsabilidade – que, por falar nisso, podem rapidamente se transformar em um problema se o projeto não correr como o esperado – a equipe pode organizar o trabalho adiante, criar tarefas em um local central e delegar aos membros da equipe. Você pode especificar datas de vencimento e outros detalhes. Por meio de responsabilidades claras, condições estruturais e prazos finais, visíveis para todos os participantes do projeto a qualquer momento. As equipes internacionais podem poupar-se de inúmeros e-mails e evitar reuniões desnecessárias.

Comunicação de equipe estruturada

Soluções de colaboração modernas como a XELOS oferecem comunicação de equipe estruturada, o que é uma vantagem interessante. É totalmente automatizada, por isso não representa um esforço adicional para os funcionários. Destaque: Na XELOS, a discussão e troca de documentos ocorrem diretamente no respectivo documento.

As tarefas também podem ser comentadas de maneira simples. Isso também evita e-mails desnecessários sobre um tópico e colegas envolvidos podem acompanhar a discussão a qualquer momento. Ao mesmo tempo, a busca por documentos importantes do projeto é simplificada.

Os funcionários não apenas encontram todos os documentos relacionados ao projeto em um local central, mas também podem usar facilmente as discussões e comentários que foram adicionados às tarefas e documentos para rastrear quais ambiguidades, problemas ou dúvidas surgiram no decorrer do processo, e qual decisão foi finalmente tomada e por quê.

Ferramentas de comunicação de equipe para cada necessidade

Essas formas assíncronas de comunicação são particularmente importantes em equipes internacionais que trabalham em fusos horários diferentes, porque os horários de trabalho dos colegas podem não se sobrepor. Por exemplo, pense em um projeto em que alguns funcionários trabalham em São Francisco e outros em Berlim. Devido à diferença de nove horas, dificilmente você consegue se reunir no horário normal de trabalho. Enquanto os colegas de Berlim chegam às 9h, a Califórnia ainda está dormindo. E quando os americanos aproveitarem o primeiro café do dia, Berlim já terá terminado o expediente.

Frequentemente, entretanto, uma troca direta entre os envolvidos não pode ser substituída. É importante usar o meio de comunicação correto em todas as situações. Chats de áudio e vídeo com Skype, Google Hangouts e Cia. não são apenas baratos porque você pode economizar com chamadas caras para o exterior, mas também são particularmente práticos se você quiser discutir um assunto com vários colegas. Mas chats de texto simples também podem ser especialmente úteis para equipes internacionais. Com a ajuda do Slack, Microsoft Teams ou Google Hangout Chat, por exemplo, você pode coordenar em tempo real e responder a perguntas de forma rápida e espontânea.

Notificações automáticas informam os usuários sobre novas mensagens que chegaram em suas caixas de entrada, para que nenhuma atualização ou informação importante seja esquecida ou ignorada.

Como gerenciar projetos internacionais

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