5 hacks de rastreamento de tempo para um faturamento melhor e mais rápido

Você ou seus funcionários e parceiros tiveram dificuldade com o controle do tempo do projeto? Se você estiver prestando algum tipo de serviço a seus clientes que pagam por hora ou por projeto, isso pode ser um problema real.

Por que o controle de tempo preciso é essencial para o crescimento do seu negócio?

Quando horas não registradas passam pelo limite, sua empresa está perdendo lucro e suas margens diminuem. Rastrear seu tempo com mais precisão pode ajudá-lo a recuperar o controle sobre as horas faturáveis. E concentre-se nos projetos mais lucrativos, deixando de lado aqueles que consomem seu tempo e lucro.

O controle do tempo não é apenas sobre o seu esforço. É também a rotina da sua equipe e a cultura da empresa com foco na transparência e prestação de contas. É por isso que, ao tentar se tornar melhor em medir o tempo e faturar seus clientes de acordo com planilhas de horas, você precisa envolver toda a organização e parceiros – funcionários e contratados que estão cooperando nos projetos de sua agência.

Uma vez implementado corretamente, um controle de tempo mais preciso o ajudará a ganhar mais. E envie aos seus clientes faturas com um valor total superior, mas ainda mais justas e transparentes.

Neste artigo, vou mostrar como você pode obter os seguintes resultados:

• identifique projetos não lucrativos e concentre-se naqueles com maior potencial de receita
• Obtenha mais transparência com seus clientes e ganhe o respeito deles
• melhore suas habilidades de gerenciamento de projetos como proprietário ou gerente de negócios
• criar propostas de vendas mais precisas com base no histórico de trabalho anterior

Vamos começar com estas cinco dicas essenciais de controle de tempo para as empresas que operam no modelo de agência.

Integre suas ferramentas de gerenciamento de tempo e controle de tempo

Entender quais tarefas consomem mais tempo de seus funcionários, subcontratados ou dos seus é o primeiro passo para se tornar mais eficiente no gerenciamento de projetos. Para conseguir isso, você precisa controlar o tempo gasto em cada tarefa e acionar o cronômetro com mais frequência.

Lembre-se de que controlar o tempo que você gasta em um projeto em geral sem uma divisão mais detalhada das tarefas não oferece uma visão geral mais granular. Como resultado, você não será capaz de identificar as tarefas mais demoradas.

Então, como você pode rastrear projetos de uma forma mais detalhada? Integre seu controle de tempo com uma ferramenta de gerenciamento de tarefas como Asana, Trello ou Todoist. Esta é a aparência de rastreamento de tempo gasto em uma tarefa específica em uma ferramenta de gerenciamento de projeto, Asana com a integração TrackingTime:

No entanto, lembre-se de que você pode ficar desanimado facilmente. Ou simplesmente esqueça de seguir sua nova rotina ao adotar uma nova abordagem para monitorar seu tempo e o de sua equipe. É por isso que você precisa entender claramente o motivo pelo qual está fazendo isso. E quais resultados isso pode trazer a você no longo prazo. Sua equipe também deve entender isso e se sentir incentivada a seguir as novas regras.

Por exemplo, o fundador da Systeme.io, Aurelien Amacker, afirma que sua empresa começou a crescer 9% ao mês quando eles começaram a monitorar o tempo de sua equipe.

Por exemplo, o fundador da Systeme.io, Aurelien Amacker, afirma que sua empresa começou a crescer 9% ao mês quando eles começaram a monitorar o tempo de sua equipe.

Vou mostrar como fazer isso mais tarde neste artigo, então continue lendo!

Analise seus relatórios de controle de tempo

Existem certos projetos que podem fazer você realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Por exemplo, se você é um gerente de eventos e está organizando uma conferência online. Você precisa levar em conta muitas coisas. Como organizar um local, confirmar palestrantes, patrocinadores e parceiros de mídia, definir metas de mídia social, iniciar uma campanha de promoção ou envolver empreiteiros que o apoiariam.

Não importa se você é cobrado por hora ou por projeto. Você precisa apresentar relatórios precisos ao seu cliente, que mais tarde irá pagar a você. E outros empreiteiros que você envolveu. Ao manter um registro do tempo que você gasta fazendo seu trabalho, você pode preparar e começar a analisar relatórios. Os relatórios são úteis não apenas para fins de cobrança. Mas também podem lhe ensinar como não fazer seus negócios.

Por exemplo, você pode subestimar o tempo necessário para concluir uma tarefa específica em seu último projeto. Como resultado, as margens do seu projeto diminuíram. Ao identificar esse problema usando relatórios de tempo, você pode considerar cobrar mais pelo mesmo projeto. Com o tempo, as estimativas de seu projeto podem melhorar, assim como suas margens.

Com relatórios avançados, você pode aprender o que precisa terceirizar. Ou ainda automatize algumas tarefas com chatbots ou outra tecnologia, pois as atividades demoradas influenciam negativamente suas margens.

Resumindo, os relatórios irão ajudá-lo a melhorar seu faturamento e aumentar a lucratividade de sua empresa. Se você tem certos clientes que pagam consideravelmente menos do que o restante de sua clientela, pode considerar a possibilidade de solicitar uma tarifa mais alta. Ou simplesmente suspenda sua cooperação se eles não puderem pagar por você.

Dica rápida: Ao reduzir projetos menos lucrativos, você pode liberar mais tempo para os clientes que desejam pagar mais por um serviço melhor. Como resultado, você aumentará a satisfação de seus clientes e isso pode resultar em trabalhos mais recorrentes para sua empresa no futuro.

Automatize o faturamento e os relatórios de tempo

Se você é um consultor que trabalha por conta própria com alguns de seus clientes, se beneficiará com a automatização do processo de coleta das planilhas de horas de sua equipe, cálculo das taxas finais e adição delas às suas faturas.

Para tornar o tempo de faturamento menos estressante e demorado, você pode integrar seu sistema de contabilidade ou folha de pagamento com um aplicativo de rastreamento de tempo para aceitar pagamentos mais rapidamente. Use integrações diretas se as ferramentas de controle de tempo e contabilidade oferecerem uma. Como alternativa, configure o Zapier para conectar ambos e reduzir o trabalho manual de transferência de marcas de tempo para criar uma fatura de retenção.

Além disso, se você ainda não fez isso – configure o faturamento recorrente que ajudará a automatizar o processo de emissão de documentos e recebimento de pagamentos mais rápido. Para empresas que estão monitorando o tempo e as despesas dos funcionários, considere a integração de seu software de rastreamento de tempo com uma plataforma de automação de despesas.

Controle de tempo para mais transparência

Ao trabalhar com clientes, mais transparência ao relatar o sucesso do projeto pode ajudá-lo a ganhar a confiança e o respeito do seu cliente.

De acordo com o Estudo Social Sprout, as pessoas definem transparência principalmente com termos como abertura (59%), clareza (53%) e honestidade (49%).

Aqui estão apenas algumas idéias de como você pode se tornar mais transparente para melhorar o processo de faturamento e relatar o andamento do trabalho.

• Mostre uma divisão do tempo gasto em tarefas na forma de uma tabela ou gráfico de pizza.
• Aumente o nível de detalhe em seus relatórios – para minutos ou até segundos.
• Envie relatórios regulares – discuta se o seu cliente deseja relatórios diários, semanais ou mensais.
• Considere descrever as tarefas em mais detalhes para que seus clientes possam entender facilmente no que você trabalhou.
• Melhore a precisão do rastreamento do tempo entre seus funcionários e contratados.

Promova boas práticas de controle de tempo

Se você ganhou controle sobre sua rotina de rastreamento de tempo, seu esforço não resultará em muitas mudanças se toda a empresa não estiver seguindo seu exemplo.

Muitas vezes, a razão por trás do rastreamento de tempo impreciso não é a preguiça de seu pessoal ou a falta de transparência. Essa situação pode aparecer quando não há práticas recomendadas para controle de tempo no local. Considere as seguintes etapas para alterá-lo.

• Declare de que maneira sua equipe deve controlar o tempo, incluindo o nível de detalhe.
• Explique quais práticas não são permitidas. Isso ajudará a promover a disciplina entre os funcionários.
• Mostre exemplos de maneiras tolas e ruins de rastrear projetos.
• Deixe claras as categorias de tarefas faturáveis e não faturáveis – crie ambas as listas para uma referência a todos os interessados.
• Melhore a clareza da sua equipe ao escrever a descrição das tarefas.

Dica de profissional: seja um líder inteligente que deseja educar e ensinar. Não exija que seus funcionários e contratados descubram as coisas por conta própria. Faça uma breve sessão online – reúna todos os envolvidos em seus projetos e apresente-lhes as melhores práticas de controle de tempo.

Prepare uma breve apresentação com exemplos ou use a plataforma LMS da sua empresa para criar um curso simples sobre controle de tempo. Encontre alguns incentivos para que as pessoas controlem o tempo gasto em projetos com mais precisão. Considere a criação de uma recompensa mensal para aqueles que estão se esforçando para introduzir uma abordagem saudável para o controle do tempo no trabalho.

Como controlar seu tempo como profissional para melhorar o faturamento – notas finais

O rastreamento preciso do tempo é um hábito e, a menos que você seja um solopreneur, precisará certificar-se de que toda a empresa o adotou com sucesso. Somente com o envolvimento de todos, vocês terão um impacto real nos resultados financeiros da empresa juntos.

Para atingir esse objetivo, você precisa começar a educar sobre as melhores práticas, verificar regularmente o desempenho e aprender com os erros.

Mais tarde, quando tiver introduzido as novas práticas, você pode começar a medir a mudança e obter mais informações sobre como o tempo de sua equipe é gasto. Os relatórios de controle de tempo o ajudarão a identificar os pontos fracos da sua empresa no gerenciamento de projetos que podem resultar em perda de receita Você poderá fazer melhores propostas de vendas no futuro e gerenciar projetos com mais eficiência.

Espero que algumas das dicas acima sejam úteis para você melhorar sua rotina de controle de tempo e tenham um impacto direto na taxa de crescimento de sua empresa. Agora é hora de experimentá-los e colocá-los em ação. Boa sorte no seu caminho para um melhor controle de tempo!

Sobre o autor:

Margo Ovsiienko é um Parceiro de Marketing de Crescimento para empresas de tecnologia. Ela cria conteúdo que converte visitantes do site em clientes pagantes para empresas B2B / SaaS com funis de marketing digital. Entre em contato com Margo em seu blog, Margo Leads ou LinkedIn.