Monitoramento de tempo (Time Tracking) para sua agência digital

Monitoramento de tempo como um aliado

O principal objetivo das agências digitais é muito simples: promover o melhor trabalho criativo e entregar seus projetos no prazo. Mas como monitorar o tempo enquanto mantém um fluxo de trabalho eficiente?

Como o monitoramento de tempo pode ajudá-lo

Em qualquer agência digital, tempo é dinheiro, não importa o quão fácil você considere definir tarefas, orçamentos, projetos e prazos. Há uma infinidade de eventos fortuitos que podem acontecer de forma inesperada, que dependem não só da agência, mas também de seus clientes ou equipe. Essas situações podem facilmente sair do controle se o único material de referência for uma planilha.

Manter o monitoramento do tempo constantemente pode ser insuportável às vezes. Se você está tendo um dia difícil, o monitoramento do tempo pode servir como um lembrete de quão pouco você está fazendo. No entanto, monitorar o tempo é uma das melhores coisas que você pode fazer pelo seu negócio, já que cada hora que você captura é outra hora que você pode faturar e, se estiver executando projetos de preço fixo, pode identificar quais são os mais lucrativos clientes e projetos.

Por outro lado, ter certeza de que seu valioso tempo é bem gasto é essencial, pois não se trata apenas de quanto você trabalha, mas de quão bem você trabalha. Não importa quanto tempo você gasta em um projeto, há uma grande chance de não ser produtivo. Se você estiver ciente do seu trabalho em andamento, se estiver trabalhando dentro do prazo correto, ou se estiver ciente de quanto tempo deve dedicar a cada tarefa, você reduzirá incrivelmente os níveis de estresse e, por sua vez, as margens de erro.

5 chaves para um monitoramento de tempo eficaz

Por esses e muitos outros motivos, compartilhamos cinco chaves que podem ajudá-lo a monitorar o tempo de forma eficaz, você está pronto?

1. Monitoramento de tempo ágil e simples

Para a maioria das pessoas, o monitoramento de tempo de trabalho pode simbolizar um monitoramento, então uma grande porcentagem de funcionários não se sente confortável usando um sistema de monitoramento de tempo. Por outro lado, ter que olhar constantemente para os funcionários para registrar corretamente suas horas de trabalho todos os dias é desconfortável e complicado para os gerentes.

Usar o TrackingTime é infinitamente vantajoso para funcionários e gerentes. Com lembretes que avisam aos funcionários o que eles estão monitorando no momento, ou se não estão monitorando nada, fornecendo aplicativos para monitorar o tempo através de aparelhos móveis, Slack e +70 serviços online.

2. Evite inconsistência de dados

A criação de relatórios consistentes muitas vezes pode se tornar um desafio para grandes empresas, pois cada funcionário monitora suas horas de trabalho à sua maneira. Se você costuma enviar relatórios periódicos para seus clientes, pode criar modelos de relatório que permitem obter dados rapidamente de um determinado período de tempo, portanto, todos os dados devem ser consistentes. Embora ainda precise de tempo para analisar os dados e compartilhar suas observações, você evitará ter que reconstruir um relatório do zero todas as vezes. TrackingTime fornece funcionalidades para garantir que suas tabelas de tempos sejam consistentes: “projeto duplicado”, “auditorias automáticas” e funções de usuário para definir quais funcionários podem ou não editar certas tarefas e projetos.

3. Comece com um teste piloto

Para que os profissionais criativos adotem e sigam estritamente uma prática que os afaste de seu trabalho criativo, eles devem ver o propósito do sistema. Eles querem usar sua capacidade intelectual em seu trabalho criativo, ao invés de uma tarefa administrativa. Portanto, quanto mais fácil for o sistema de monitoramento de tempo, mais provável será que a equipe o use. Se você é novo no mundo do monitoramento de tempo, não tente começar objetivando que todos os seus funcionários monitorem 40 horas por semana, é melhor começar com um teste piloto em um determinado cliente / projeto / equipe, analisando posteriormente como eles se saíram , para que possam aprender a usar a ferramenta passo a passo.

4. Monitorar horas não faturáveis

Tão importante quanto monitorar as horas faturáveis é também monitorar as horas pelas quais o cliente não pode ser cobrado. Isso permitirá que você veja o quão lucrativo é um cliente e em quais tarefas a equipe deve se concentrar. Os relatórios TrackingTime permitem que você analise em detalhes quantas horas você pode cobrar de seus clientes por projeto e quantas horas serão registradas apenas como despesas.

5. Estabeleça prazos e orçamentos de tempo

Particularmente na indústria criativa, uma tarefa pode levar uma hora ou cem. Por exemplo, imagine criar um novo logotipo para um cliente. Você pode tê-lo pronto em um dia ou trabalhar nele um mês inteiro. Definir limites de tempo e prazos ajudará seus funcionários a usar o tempo de forma consciente e eficiente de acordo com suas prioridades.

Em conclusão

Adotar uma abordagem rígida para cumprir cronogramas, melhorar a comunicação, criar modelos de trabalho quando possível e usar ferramentas adequadas ao seu processo é idílico. No entanto, enquanto algumas das abordagens mencionadas acima requerem ajustes em toda a empresa, outras afetam os funcionários em um nível individual. É por isso que a gestão de tempo eficiente é uma meta com a qual todos em uma agência digital devem se comprometer. No TrackingTime, fornecemos uma plataforma amigável e fácil de gerenciar para que qualquer funcionário, independentemente de sua posição, se sinta à vontade ao rastrear seu tempo.