Cinco Etapas Para Uma Solução de Problemas Eficaz no Ambiente de Trabalho

Todos os dias no trabalho, os gerentes enfrentam situações que exigem a solução de problemas. Essas situações podem surgir em qualquer área de operações.

Trabalhando como redatora de ensaios, entendo que eles podem ser tão simples quanto descobrir como preencher o cronograma de trabalho, de forma que todos os turnos sejam cobertos ou tão complexos quanto resolver as reclamações dos supervisores de que os Recursos Humanos começaram a enviar-lhes candidatos inadequados.

Certamente, se o gerente se lembrar de seguir todos as etapas descritas a seguir, ele poderá encontrar soluções em tempo hábil. Às vezes, todas as etapas levam apenas alguns minutos para refletir sobre a situação. Outras vezes, o gerente precisa envolver muitas pessoas e o processo pode levar semanas.

A chave é seguir cada um desses etapas de resolução de problemas sempre.

Etapas de resolução de problemas

1. Analise o Problema que Você Precisa Resolver

Mesmo o problema mais simples vale uma análise, conforme descrito abaixo.

• Defina o problema real. Normalmente, os sintomas e os resultados indesejados são óbvios.
• Faça algumas pesquisas para determinar o problema real. Fale com as pessoas mais afetadas.
• Identifique as possíveis causas. Não aceite apenas o óbvio.
• Reúna todos os fatos relevantes disponíveis. Se for necessário fazer suposições, certifique-se de que elas sejam as mais fundamentadas possíveis.
• Identifique a causa primária ou fonte do problema com base nas informações coletadas.

2. Desenvolva e Teste Soluções Alternativas

É aqui que o gerente definitivamente envolve outras pessoas. Eles podem ser solucionadores de problemas criativos, ter informações especializadas ou ter um conhecimento sólido das pessoas afetadas. O gerente inteligente reúne quem precisa para encontrar a melhor solução.

Juntos, o gerente e essa equipe revisam todas as informações disponíveis sobre a situação do problema para determinar o que é fato e o que é suposição. Então, eles começam a desenvolver soluções possíveis. Este grupo pode aumentar sua produtividade e criatividade com ideias de brainstorming. Alguns podem desenvolver um modelo de computador e brincar com ele até que surja uma solução. Por outro lado, outros querem apenas discutir e questionar todos os fatos e suposições de todas as perspectivas possíveis.

Certamente, não existe uma maneira certa ou errada de encontrar soluções possíveis. Qualquer que seja o processo ou formato que produza resultados está bom, quer leve dez minutos ou dez semanas. O escopo e o impacto do problema geralmente determinam a quantidade de tempo e esforço necessários.

Quando o problema é crítico, envolvendo somas consideráveis ​​de dinheiro, pessoas ou uma questão de política que possa ter repercussões sérias, pode ser aconselhável testar várias soluções em uma operação de teste.

3. Tomada de Decisão Como Parte da Solução de Problemas

A próxima etapa do processo de solução de problemas é tomar uma decisão sobre qual opção é a solução mais apropriada.

Existem quatro critérios que o gerente pode achar úteis no processo de tomada de decisão:

1. Avaliação de risco dependendo do seu setor. Isso requer a previsão do impacto de cada opção para determinar quaisquer riscos e responsabilidades. Uma consideração é: você poderia mudar a decisão rapidamente, se necessário?
2. Economia de esforço. Qual solução possível dará o melhor resultado com a menor quantidade de tempo, esforço e outros recursos?
3. Cronometragem. Se a solução exigir uma mudança significativa nos hábitos ou trabalho das pessoas, pode ser sábio decidir sobre uma implementação em fases. Isso dá tempo para que todos ajustem o pensamento e o comportamento.
4. Disponibilidade de recursos. A equipe, as finanças, o equipamento, o espaço e quaisquer outros recursos necessários estão disponíveis para implementar as soluções que estão sendo consideradas?

Certamente, para tomar a decisão mais eficaz, o gerente e sua equipe devem ter uma visão clara e compreensão de todos esses fatores para cada opção. Em seguida, eles decidem qual solução resolverá o problema.

4. Implementação da Solução para o Problema

Agora é hora de o gerente deixar de falar e pensar sobre o problema. Uma vez tomada a decisão sobre uma solução, é hora de agir para implementá-la.

Se esta for uma solução simples, como mudar de turno, a implementação pode ser limitada para informar a equipe afetada e publicar um novo cronograma.

Se esta for uma mudança significativa e / ou uma parte importante do trabalho, deve haver um plano de implementação que inclua o seguinte:

• Plano de comunicação
• Uma descrição detalhada das mudanças que estão sendo feitas
• A justificativa para a mudança que facilitará a compreensão e incentivará o comprometimento
• O processo de implementação, incluindo quem está fazendo o quê
• Cronogramas para implementação

A eficácia da solução depende tanto de como o gerente a implementa, quanto do valor da própria solução.The effectiveness of the solution depends as much on how the manager implements it, as on the value of the solution itself.

5. Avaliação dos Resultados da Resolução de Problemas

A avaliação dos resultados da implementação da solução é a etapa final. O processo e as ferramentas usadas para avaliação devem refletir a importância do problema e da solução para as operações da organização.

Por exemplo, um problema de agendamento que é resolvido em algumas horas com um mínimo de esforço provavelmente precisa apenas de uma breve discussão com a equipe afetada após terem experimentado um ciclo de agendamento. Portanto, uma solução que requer a revisão das políticas e procedimentos de RH para recrutamento garante um período de teste mais longo e uma revisão completa da eficácia das mudanças.

Sucesso na Resolução de Problemas

Certamente, o gerente que entende e pratica essas cinco etapas para a solução de problemas encontrará e implementará soluções eficazes para todos os problemas, grandes ou pequenos, que assolam o ambiente de trabalho.

Sobre o autor:

Bianca J. Ward é redatora profissional de ensaios online na EssayWriterFree, onde oferece às pessoas trabalhos qualitativos. Além disso, é uma fotógrafa e viajante apaixonada que já visitou 52 países em todo o mundo. Bianca sonha em criar uma exposição fotográfica para apresentar os seus trabalhos a outras pessoas.

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