Técnicas Úteis de Monitoramento de Tempo para Registrar suas Horas de Trabalho

O monitoramento de tempo online é uma ótima maneira de registrar e otimizar as atividades de trabalho em sua empresa. As pessoas costumam registrar suas horas de trabalho usando métodos rudimentares, como papel e planilhas. Infelizmente, tais métodos costumam ser errôneos, demorados e pouco práticos. 

Nesse ínterim, o Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que os empregadores monitorem as horas trabalhadas por “funcionários não isentos”, que geralmente são pagos por hora. Embora você possa escolher seu sistema de monitoramento de tempo, os registros que você mantém devem ser precisos e completos. É por isso que recomendamos o uso de softwares de monitoramento de tempo. Certamente, esses softwares permitirão que você simplifique o registro das horas trabalhadas por seus funcionários e fique em conformidade com a legislação.

Opções de software de Monitoramento de Tempo

Existe um amplo universo de softwares de monitoramento de tempo disponíveis no mercado. E cada um deles oferece recursos diferentes. Certamente, organizar registros de monitoramento de tempo é sempre uma tarefa desafiadora para o RH, e encontrar o software ideal que funciona melhor para cada equipe costuma ser complicado.

Com a ascensão da economia de gig, as leis de registro de tempo tornaram o faturamento por hora uma prática comum. Portanto, as empresas exigem uma abordagem mais organizada e uma ferramenta centralizada para se manter em conformidade. Nesse cenário, o monitoramento de tempo se tornou essencial.

Compilamos os aplicativos de monitoramento de tempo mais populares para que você possa escolher o que melhor se adapta a você.  

1. TrackingTime

Todos os tipos de empresas contam com esta plataforma para faturamento e folha de pagamento transparentes, de freelancers a grandes corporações. TrackingTime ajuda milhares de equipes em todo o mundo a monitorar convenientemente suas horas de trabalho, cobrá-las profissionalmente, analisar seus dados e tomar decisões com base em relatórios profissionais.

2. Everhour

Everhour permite que os funcionários monitorem a quantidade de tempo que gastam em tarefas ou projetos específicos. Essa ferramenta de monitoramento de tempo e planejamento de recursos permite monitorar o tempo para atribuições de trabalho, calcular orçamentos e programar trabalhos futuros.

3. Clockify

Essa ferramenta de monitoramento permite que as equipes monitorem as horas de trabalho nos projetos, monitorem as horas com cronômetro, registrem o tempo em uma planilha de horas, classifiquem o tempo por projeto e marquem o tempo como faturável.

4. Jibble

Jibble permite que você entre e saia de dispositivos móveis e aplicativos web. Login biométrico (por selfie) também está disponível. O aplicativo coleta estatísticas, prepara relatórios de desempenho para funcionários e gerentes e fornece alertas diários, semanais ou mensais.

5. Beebole

O BeeBole ajuda as equipes a monitorar o tempo que passam em atribuições de trabalho. A ferramenta também é útil para monitorar férias e licenças. 

Registre Horas de Trabalho

Ao contrário dos funcionários isentos, os funcionários não isentos só podem ser pagos pelas horas exatas trabalhadas. Portanto, é crucial documentar suas horas com precisão. Normalmente, o obstáculo que as empresas enfrentam é que elas não podem registrar o tempo de trabalho corretamente usando um sistema de monitoramento manual de tempo. Certamente, as planilhas de horas manuais costumam forçar os departamentos de Folha de Pagamento a desperdiçar seu tempo revisando cada pequeno detalhe para determinar quem trabalhou, quantas horas e quem deve ser pago.

Atualmente, nos Estados Unidos, o registro de horas é obrigatório pela FLSA. Portanto, cada funcionário deve registrar de forma completa e precisa todo o tempo de trabalho de cada dia, sem exceção, de acordo com as regras e procedimentos que se aplicam dependendo do departamento ao qual o funcionário está incluso. Nenhum funcionário pode alterar ou modificar seu registro de tempo, registrar o tempo de trabalho de outro funcionário ou alterar ou limitar o registro de tempo de outro funcionário de qualquer forma, a menos que especificamente solicitado ou permitido por um supervisor.

Certamente, as planilhas de horas manuais costumam forçar os departamentos de Folha de Pagamento a desperdiçar seu tempo revisando cada pequeno detalhe para determinar quem trabalhou, quantas horas e quem deve ser pago.

Existem várias opções para registrar o tempo do funcionário, independentemente do método usado. Dessa forma, você poderá cumprir a legislação e manter seus processos administrativos e de folha de pagamento organizados. Por sua vez, permitirá analisar o desempenho de cada um dos seus colaboradores. Aqui estão alguns dos sistemas mais comumente usados para manutenção de registros e monitoramento de tempo:

Diferentes opções de controle de tempo

1. Usar um cronômetro: inicie / pare as tarefas de monitoramento em tempo real, “em tempo real …”
2. Preencher planilhas de horas manualmente no final do dia / semana
3. Geolocalização e Geocerca: monitore o tempo com base na sua localização.
4. Monitoramento de tempo automático: registre a atividade do seu computador e monitore o tempo gasto em aplicativos e sites.

Monitoramento de Tempo automático vs. preenchimento manual da Planilha de Horas

Se você está se perguntando qual método é melhor para você, isso dependerá de suas necessidades. Por um lado, o monitoramento de tempo automático o ajudará a simplificar seus processos. Portanto, se você estiver monitorando para medir e melhorar a produtividade, o cronômetro será útil. Por outro lado, o monitoramento manual de tempo pode ser uma boa opção para gerentes que buscam alinhar os processos empresariais e exercer o controle, enquanto os funcionários monitoram como seu tempo de trabalho se traduz na folha de pagamento. 

Mas qual destas é a melhor opção? Vamos verificar os prós que cada um oferece: 

Manutenção manual de registros 

• Os empregadores não têm custos adicionais de tecnologia.
• Fácil de incorporar ao processo de trabalho.
• Previne qualquer problema relacionado à eletricidade.
• Fácil de manter, pois não requer atualizações significativas.

Cronometragem automática

• Cálculo preciso.
• Evita erros associados ao fator humano.
• Reduz o tempo de gerenciamento de atendimento.
• Integração com departamentos internos e serviços externos.
• Reúne dados valiosos para monitoramento e análise de desempenho.

Realizando Auditorias de Tempo

Suponha que você passe a maior parte do dia em reuniões, ligações, tarefas administrativas, interrupções, distrações, conversas e compromissos. Antes que você perceba, o dia acabou, e você mal arranhou a superfície de sua lista de tarefas. Nesse caso, a maneira mais simples de reduzir a perda de tempo é realizar uma auditoria de tempo precisa. 

A auditoria de tempo tem o objetivo de ajudá-lo a ver como você está gastando seu tempo. Ao monitorar suas atividades ao longo do dia por três, cinco ou sete dias, você pode ver o que está consumindo a maior parte do seu tempo, bem como identificar oportunidades para aumentar a eficiência e o impacto.

Como fazer isso? Fácil: 

1. Determine como você monitorará as atividades diárias.
2. Determine como e com que frequência você será lembrado de monitorar suas tarefas.
3. Analise os dados para determinar onde você pode fazer melhorias.
4. Planeje e priorize seu trabalho.

Depois de identificar onde você está usando seu tempo, faça um plano que priorize suas tarefas mais importantes e elimine quaisquer atividades que o mantenham fora de suas prioridades.

Pausas, períodos de refeição e horas extras

De acordo com o Departamento do Trabalho dos EUA, os empregadores devem fornecer refeições, almoço ou intervalos para seus funcionários. De acordo com o Fair Labor Standards Act (FLSA), os empregadores devem pagar aos funcionários não isentos por qualquer tempo classificado como “horas trabalhadas”. Isso significa que um empregador pode ter que pagar a um empregado por qualquer trabalho realizado durante um intervalo para refeição de boa fé, mesmo que seja feito voluntariamente. Um empregador que saiba que um empregado está “trabalhando durante o almoço” para completar uma tarefa, e permite que ele o faça, deve pagar ao empregado por esse tempo.

Os empregadores devem pagar aos funcionários não isentos por qualquer tempo classificado como “horas trabalhadas”.

O que fazer e o que não fazer 

Se você é novo na implementação de monitoramento de tempo em seu negócio, deve saber que poucas coisas podem se tornar problemáticas ao registrar as horas de trabalho dos funcionários. Existem muitas maneiras diferentes de adaptá-lo para servir a outros propósitos, dependendo do campo de sua carreira, da cultura da empresa e dos objetivos gerais de sua equipe. Mas, enquanto isso, vamos dar uma olhada em algumas coisas que você deve e não deve fazer ao implementar o monitoramento de tempo pela primeira vez.

O que fazer

1. Use um sistema de monitoramento de tempo preciso:

Um sistema de monitoramento de tempo é uma ferramenta muito útil para qualquer empresa. E é a melhor maneira de monitorar o tempo do funcionário por minuto trabalhado.

2. Exija que os funcionários registrem todo o tempo trabalhado:

Atividades relacionadas ao trabalho fora da empresa, como aquelas horas respondendo e-mails e chamadas, participando de eventos ou reuniões, verificar mensagens telefônicas ou realizar outras tarefas de trabalho são geralmente consideradas como tempo de trabalho compensável. Certifique-se de que seus funcionários obtenham um registro de cada uma dessas horas.

3. Registre o treinamento e o tempo de viagem:

De acordo com a FLSA, os empregadores devem pagar aos empregados não apenas pelo tempo gasto no trabalho, mas também por tempo não produtivo específico, como tempo gasto em treinamento ou viagens (desde que sejam durante o horário de trabalho ou não, mas cujas atividades estão relacionadas com o trabalho). Certifique-se de compreender as regras e instrua os funcionários a registrar seu tempo de acordo.

4. Exija que os funcionários verifiquem as horas trabalhadas:

Fazer com que seus funcionários verifiquem suas horas após cada dia de trabalho permitirá que você tenha registros de horas mais precisos e faça correções antes de executar a folha de pagamento.

O que não fazer

1. Retenha o pagamento se os funcionários não enviarem ou assinarem suas planilhas de horas.
2. Permita que os funcionários trabalhem fora do horário.
3. Retenha o pagamento por tempo de trabalho “não autorizado”.
4. Faça deduções automáticas para os períodos de refeição.
5. Esqueça os períodos de interrupção das refeições.
6. Negligencie as responsabilidades de manutenção de registros.

Por que as técnicas de monitoramento de tempo são úteis?

O emprego correto de técnicas de monitoramento de tempo pode ajudar qualquer empresa a cumprir as exigências da lei e manter um processo de trabalho organizado, medindo o desempenho de seus funcionários e fazendo pagamentos mensais. É por isso que usar uma solução de monitoramento de tempo automático o ajudará a corrigir e reduzir as margens de erro, agilizar os processos de trabalho e coletar dados de horas de cada um de seus colaboradores.

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