Aumente a eficiência de sua equipe com estimativas de tempo, planejamento, cartões de ponto e muito mais

Eficiência e produtividade são fatores-chave para gestores de projeto. Manter seus projetos no caminho certo exige que eles dominem habilidades essenciais, como estimativa de tempo e planejamento. Portanto, eles precisam das ferramentas certas para medir esses fatores e ter sucesso no planejamento e execução de cada projeto.

As estimativas de tempo orientam o estabelecimento de prazos para entrega e planejamento do projeto e, portanto, afetarão a avaliação de outras pessoas sobre sua confiabilidade e competência como gestor de projeto. Aprenda como aproveitá-los ao máximo.

Por que estimar o tempo?

A estimativa de tempo permite que você fique dentro do prazo e do orçamento, ajudando a cumprir os prazos que você estabelece, ganhando a confiança dos seus clientes. Também ajuda como um guia: você pode dizer aos membros de sua equipe quantas horas eles devem gastar em uma tarefa específica. Para isso, é importante estabelecer estimativas de tempo factíveis e realistas para não desencadear estresse!

Lembre-se de que estimar o tempo é uma habilidade. Certamente, não é fácil. Normalmente, as pessoas tendem a subestimar em vez de superestimar, o que às vezes pode ser perigoso. Se demorar muito para concluir uma tarefa, você terá um cliente ou chefe zangado. E se você superestimar em vez disso, provavelmente entregará as coisas antes do esperado e perderá clientes em potencial ao longo do caminho. Superestimar também não é a resposta.

Como estimar o tempo com precisão? 

TrackingTime apresenta software de gestão de tarefas e monitoramento de projetos para ajudá-lo a dividir os projetos e torná-los gerenciáveis. Suas estimativas de tempo serão mais precisas se você começar de baixo para cima. Em vez de começar estimando o tempo de um projeto inteiro, comece definindo uma estimativa para cada tarefa e depois junte-as.

Conheça sua equipe e envolva-os

As habilidades do usuário do TrackingTime ajudam você a atribuir as tarefas certas às pessoas certas. Saber o que você está delegando a quem o ajudará a estimar o tempo com mais precisão. Se você atribuir uma tarefa envolvendo Java Script a alguém que monitorou essa habilidade por 1.000 horas, o tempo estimado será menor do que se você escolher atribuir a mesma tarefa a alguém que gastou 200 horas nela.

Uma boa comunicação com sua equipe é muito importante. Pergunte o quanto eles acham que devem assumir aquela tarefa específica e deixe-os definir suas próprias estimativas e prazos, para que se envolvam mais no processo.

Dessa forma, eles terão que cumprir suas próprias estimativas de tempo, ao invés das estimativas e prazos impostos por terceiros. Ao fazer isso, você também desenvolverá as habilidades de estimativa dos membros da equipe. Este não é um detalhe menor, pois levará não apenas a projeções mais precisas e melhor produtividade, mas também incentivará a autonomia e autossuficiência da equipe.

Queime e aprenda

Assim que o projeto for concluído, você deve comparar as estimativas do projeto e da tarefa com o tempo de trabalho real usando relatórios TrackingTime. Esta ferramenta poderosa será extremamente útil para projetos e tarefas futuras.

TrackingTime Timelines também o ajudará a aprender com a história e será útil para avaliar como o projeto se desenvolveu e em que ponto dos marcos do projeto foram alcançados. As linhas do tempo contam a história do projeto e exibem informações marcadas.

Como os cartões de tempo podem ajudá-lo a estimar o tempo e planejar projetos? 

Manter o monitoramento do tempo e frequência não é uma tarefa fácil. Especialmente se você ainda usa o Excel ou papel para monitorar as horas de entrada e saída de seus funcionários. O controle das horas de trabalho dos seus funcionários é uma folha de papel que eles distribuem todas as semanas? Você ainda usa planilhas para monitorar os horários de entrada e saída da sua empresa? Então provavelmente é hora de você começar a pensar em ter um sistema melhor para agilizar esse processo e economizar tempo e dinheiro.

O processo de cartão de ponto é projetado especificamente para ajudá-lo a fazer exatamente isso. Você sabe o que é um cartão de ponto? Simples, é um método para registrar e monitorar a quantidade de tempo que um funcionário gasta em cada trabalho.

Por que os cartões de ponto são eficazes para aumentar a produtividade?

Os cartões de ponto melhoram a execução do projeto, a tomada de decisões e a conformidade com os regulamentos trabalhistas e governamentais. E pode beneficiar não apenas as empresas, mas também seus funcionários. Em outras palavras, os cartões de ponto podem ajudar sua empresa de várias maneiras:

• Os cartões de ponto são uma excelente ferramenta para maximizar a produtividade e rentabilidade das empresas, além de permitir um melhor controle dos custos com mão de obra.
  
• Ao utilizar cartões de ponto para avaliar funcionários, é possível analisar todos os recursos da força de trabalho que uma empresa possui, agilizando e aprimorando seus processos administrativos.
  
• A análise do tempo e da frequência será mais simples e precisa. Graças a um sistema automatizado, você só precisará consultá-los sempre que precisar.
  
• Você poderá controlar a frequência, atrasos, pausas e horas extras trabalhadas por seus funcionários.
  
• Reduzindo a carga de trabalho dos funcionários administrativos, já que a automação de tarefas permitirá que eles dediquem esse tempo a tarefas mais produtivas.
  
• Com o controle de horas extras, intervalos e licenças, os colaboradores serão beneficiados, pois saberão quanto vale seu trabalho e quanto corresponde ao seu salário.
  
• Reduz o tempo que os funcionários levam para registrar a entrada e a saída. Esta é uma das grandes vantagens dos cartões de ponto automáticos, pois facilita a complicada tarefa de arquivar programações no Excel ou manualmente.
  
• Aumenta a segurança do colaborador, ao reduzir o controle e monitoramento do tempo, o trabalhador fica mais eficiente, aumentando sua produtividade e comprometimento com o trabalho.
  
• Os cartões de ponto permitem que você descubra os horários mais produtivos de cada trabalhador. Graças a este sistema, você pode organizar os horários de cada funcionário, permitindo acordos e propostas de horários, margens de entrada e saída.

Melhorar a produtividade e a eficiência da sua organização

Não importa o quão produtiva sua equipe seja, sempre há algumas maneiras de você elevar a produtividade do local de trabalho a um nível totalmente novo. Vamos mergulhar em algo que realmente nos ajudará a entender melhor a produtividade e a eficiência.

Dessa forma, eficiência significa um nível de desempenho como um processo que usa o mínimo de insumos para criar o máximo de produção. Por outro lado, a produtividade é a medida média de eficiência na produção. Pode ser expressa como a relação entre a produção e o insumo utilizados no processo de criação.

Diferenças entre produtividade e eficiência  

Embora muitas pessoas vejam produtividade e eficiência como sinônimos, são conceitos diferentes. Os dois termos estão relacionados, mas não são intercambiáveis. A diferença entre eles é a discussão entre qualidade e quantidade. 

Por exemplo, uma pessoa produtiva é alguém que faz as coisas. No entanto, essas realizações podem durar pouco se essa pessoa não construir sua estratégia com resultados de longo prazo em mente. É por isso que, na maioria das vezes, eficiência e produtividade podem estar em conflito uma com a outra.

Vamos dar uma olhada na diferença entre produtividade e eficiência. Iremos compará-las e analisar vários exemplos para que você entenda claramente as diferenças sutis entre as duas.

Fórmula de produtividade

Existem diferentes fórmulas que você pode usar para medir a produtividade em diferentes níveis, como funcionários, organizações e softwares.

Para calcular a produtividade dos funcionários, você pode usar a equação simples abaixo para monitorar a produtividade de um indivíduo, equipe ou departamento.

Produção total / Entrada total = Produtividade do trabalho

Suponha que você tenha uma empresa que produz $ 50.000 em mercadorias em uma semana (produção). E isso é feito com 1.000 horas de trabalho (insumo). Para calcular a produtividade do trabalho de sua empresa, você deve dividir 50.000 por 1.000, que é igual a 50. Isso significa que sua empresa gera $ 50 para cada hora de trabalho.

Você também pode abordar a produtividade do trabalho do ponto de vista das contribuições individuais dos funcionários. Portanto, em vez de usar horas, você usaria o número de funcionários como entrada.

Por exemplo, se a mesma empresa tiver 20 funcionários e gerar $ 50.000 em mercadorias em uma semana, você dividiria 50.000 por 20, o que equivaleria a 2.500. Isso significa que cada funcionário produziu $ 2.500 para sua empresa naquela semana.

Mesmo que você tenha uma pequena empresa que faça algo como arbitragem no varejo, sua produtividade no trabalho é importante e deve ser sempre medida. Isso o ajudará a ser mais produtivo com seu tempo.

Fórmula de eficiência

Enquanto a produtividade calcula a quantidade, a eficiência está mais relacionada à medição da qualidade. 

É possível calcular um número de alta produtividade para cada funcionário de sua empresa. Mas esse número por si só não fornece insights sobre a qualidade do trabalho que você recebe de cada funcionário.

Como afirmado acima, um funcionário pode parecer bastante produtivo, mas na verdade produz resultados de baixa qualidade. 

Você precisa de uma referência para comparar os dados de produtividade. 

Você pode comparar sua produtividade atual com o nível padrão de esforço necessário para obter o mesmo resultado. Divida as horas padrão de trabalho pela quantidade de tempo trabalhado e multiplique esse valor por 100. Quanto maior o número final, mais eficientes são os funcionários.

Esta é a equação para calcular a eficiência:

(Horas Padrão de Trabalho / Quantidade de Tempo Trabalhado) x 100 = Eficiência

Portanto, se as horas de trabalho padrão da sua empresa para um determinado projeto são 70 e a quantidade real de tempo trabalhado é 82, você dividiria 70 por 82 e, em seguida, multiplicaria a resposta por 100, obtendo uma eficiência de 85%.

Como melhorar a produtividade no local de trabalho digital

Os usuários empresariais estão cada vez mais sobrecarregados com a enxurrada de e-mails. Mais e mais empresas querem ficar sem planilhas do Excel e aplicativos rudimentares de escritório da era do PC. Intranets clássicas são uma demanda irracional para aqueles acostumados com a usabilidade de dispositivos e aplicativos modernos. Em tempos de mídia social, smartphones e IA, as soluções de comunicação e colaboração não são mais suficientes para gerenciar o trabalho diário.

Com isso em mente, as soluções modernas de colaboração empresarial estão em ascensão. Elas oferecem ferramentas úteis para planejamento, comunicação e produtividade. Elas substituem os bons e antigos programas de e-mail e office, abrindo novas possibilidades para uma colaboração comercial eficaz.

Microsoft Teams

Com Teams, a Microsoft agora está expandindo seu portfólio de produtos. Essa nova ferramenta compete diretamente com o Slack. No final de 2016, eles lançaram como uma versão prévia. Basicamente, o programa tem quase exatamente o mesmo conjunto de recursos de seu concorrente.

Slack recentemente queria fazer uma oferta pública de aquisição de US $ 8 bilhões, relata o Business Insider. Mas Bill Gates quebrou pessoalmente o acordo.

Em vez de gastar tanto dinheiro na Slack, a empresa deveria investir o dinheiro no desenvolvimento de seus próprios produtos de produtividade para torná-los ainda mais atraentes para clientes empresariais. Teams parece ser um dos resultados dessa estratégia.

Como uma das maiores fornecedoras de softwares empresariais do mundo, a Microsoft dá grande importância à adaptabilidade e segurança. Fatores importantes estão entre os critérios de compra mais importantes, especialmente no setor empresarial. As equipes incluem APIs (Interface de programação de aplicações) extensíveis para caber no espaço de trabalho. As guias configuráveis ​​também oferecem acesso rápido a documentos usados ​​com frequência. E permite a integração de serviços de terceiros, como a Asana.

Além disso, a Microsoft integrou o suporte para o Microsoft Bot Framework. Dessa forma, empresas como a Slack podem desenvolver seus próprios bots e integrá-los no Teams. Quanto à segurança, os dados são sempre criptografados. E oferece suporte a padrões de conformidade importantes, como cláusulas modelo da UE, ISO 27001, SOC 2 e HIPAA.

Workplace by Facebook

Com o Workplace, o Facebook está entrando no mercado de softwares de produtividade empresarial pela primeira vez. Em suma, a nova plataforma de comunicação oferece um Facebook interno como o conhecemos de forma privada. Portanto, não é necessário explicar o sistema a esse respeito. E a maioria dos usuários deve ser capaz de se orientar rapidamente.

Com recursos familiares, o Workplace é fácil e intuitivo de usar desde o início.

É importante notar que na versão empresarial não há publicidade e os dados das contas pessoais no Facebook e Workplace são completamente separados um do outro, assegura a Empresa de Zuckerberg.

O Workplace faz uma distinção semelhante entre o aplicativo real e o messenger. O chamado “chat de trabalho” neste contexto permite chats em grupo, ligações e chamadas de vídeo, bem como o compartilhamento de arquivos e tela. Nesse sentido, compete diretamente com Slack e Teams. Tal como acontece com a versão padrão, o novo Facebook para empresas vive principalmente de grupos.

Os administradores que os gerenciam podem ser privados ou públicos. Toda a comunicação interna na empresa e também a comunicação externa com clientes e parceiros, pode ocorrer por meio desses grupos. Por exemplo, eles podem incluir membros de um departamento especializado específico, local ou equipe de projeto.