Hacks de Produtividade Para Equipes Híbridas e Remotas Para Manter Seus Projetos no Caminho Certo

Muitas empresas descobriram os benefícios das equipes remotas e híbridas no último ano. Com o potencial de aumentar a produtividade, motivação e colaboração, é claro que ambos vieram para ficar. Mesmo depois de um retorno à normalidade.

Por exemplo, a Microsoft anunciou seus planos para o futuro de seu modelo de trabalho híbrido no ano passado. E permitiu que todos os funcionários trabalhassem até 50% do tempo em casa sem a necessidade de aprovação. E trabalho remoto permanente para qualquer funcionário com a aprovação de seu gerente.

Isso torna a Microsoft uma das 82% das empresas que planejam habilitar o trabalho remoto parcial. E 47% permitindo que os funcionários trabalhem em tempo integral em casa em um futuro próximo.

No entanto, esses benefícios não são automáticos. Fazer com que uma equipe remota ou híbrida trabalhe sem problemas pode envolver uma mudança na abordagem de gestão de uma equipe pessoalmente.

Então, como você maximiza o potencial deles para aumentar a produtividade e a colaboração?

Expanda as Opções de Comunicação

Quando você gerencia membros da equipe em vários locais, fusos horários e padrões de trabalho, sua capacidade de se comunicar com eficácia tem um grande impacto na produtividade e na capacidade de colaboração de sua equipe. Embora uma equipe interna possa se safar confiando em e-mail básico e mensagens instantâneas, as equipes remotas e híbridas se beneficiam de uma gama ampliada de opções de comunicação para cada situação:

Mensagens e Alertas Urgentes

É uma boa ideia ter canais de comunicação separados, que você só usa para emergências e situações urgentes. Chamadas telefônicas e SMS internos podem ser a melhor maneira de entrar em contato com alguém rapidamente. Manter esses canais para alertas urgentes apenas garante que mensagens importantes nunca se misturem ao plano de fundo das mensagens mais cotidianas. E fornece uma maneira confiável de alcançar pessoas fora de hora. Invista em um sistema de relógio de ponto para funcionários com recursos de mensagens para agilizar a comunicação durante o horário de trabalho

Notificações Não Urgentes

Para mensagens e notificações que não precisam de uma resposta imediata, agendar um horário para e-mail permite que sua equipe verifique se há atualizações e respostas entre as tarefas mais importantes, em vez de uma interrupção perturbadora.

Colaboração e Projetos de Grupo

Quando sua equipe precisa trabalhar junta em uma tarefa e contar uns com os outros para cumprir suas tarefas e prazos, a capacidade de trocar mensagens de maneira rápida e informal pode ser indispensável. Existe uma grande variedade de aplicativos de mensagens instantâneas destinados ao trabalho em equipe remoto. Portanto, procure aquele que fornece os recursos para dar suporte ao seu projeto. Além de mensagens, eles podem oferecer recursos para criar e atribuir tarefas e subtarefas. Ou visualize cronogramas e dependências dentro das tarefas do projeto. E, de outra forma, ajude os membros de sua equipe a serem mais proativos e responsáveis ​​pelo andamento do projeto.

Reuniões e Discussões Importantes de Projeto

Mensagens instantâneas são ótimas para comunicação intermitente ao longo do dia para trabalhar em um projeto de grupo. Mas não é ideal para uma discussão focada. Elas podem permitir falhas de comunicação e diafonia quando todos estiverem tentando dar sua opinião ao mesmo tempo. Chamadas de vídeo e voz são mais apropriadas para esse tipo de reunião. Isso torna suas reuniões mais produtivas. Elas garantem que todos estão dando atenção total, em vez de responder às mensagens enquanto continuam o trabalho.

Proteja Seu Tempo Offline

Quando você adiciona mais ferramentas de comunicação à sua equipe, a tentação é usá-las o máximo possível. Mas só porque essas ferramentas permitem uma abordagem “sempre online”, isso não as torna a maneira mais produtiva de usar essas ferramentas.

Mesmo em um projeto em grupo, muitas vezes cada membro da equipe pode se beneficiar de algum trabalho solo ininterrupto em sua programação. Permitir que uma equipe trabalhe offline por algumas horas todos os dias pode ser assustador se você está acostumado a ficar em contato próximo ao longo do dia, mas a falta de distração permite que as pessoas dediquem 100% de seu foco às tarefas mais importantes. Distrair-se com uma ligação ou e-mail pode efetivamente diminuir o QI de alguém em até 10 pontos.

Use os indicadores de status e disponibilidade nos aplicativos de sua equipe para que todos saibam quando podem esperar uma resposta de outros colegas de equipe. Com o agendamento e a comunicação corretos, esse tempo off-line pode melhorar a produtividade sem atrapalhar a colaboração. Por exemplo, o Quora recentemente mudou para um modelo de trabalho remoto primeiro. Para garantir uma colaboração fácil, o Quora implementou “horas de coordenação” para cada fuso horário para colocar os membros da equipe online ao mesmo tempo para uma discussão improvisada.

Habilite o Autogerenciamento

Se aumentar a produtividade de uma equipe remota ou híbrida significa permitir que os membros da equipe trabalhem de forma mais independente, você precisa fornecer a eles as ferramentas para gerenciar seu próprio tempo. As ferramentas de controle de tempo não servem para monitorar o tempo de sua equipe ao longo do dia, ou pelo menos não quando usadas corretamente. Em vez disso, permitem uma melhor autogestão, tornando as pessoas mais conscientes e responsáveis ​​pela maneira como usam seu tempo. A abordagem remota do Dropbox coloca um foco principal em fornecer aos funcionários as ferramentas para programar seus próprios dias para preservar seu foco em tarefas individuais.

Ter total controle sobre isso e a capacidade de acompanhar sua própria produtividade ajuda os membros da equipe a desenvolver a motivação para o autoaperfeiçoamento. Mais importante, permite que eles vejam os resultados das mudanças que fazem em sua produtividade geral.

Quebre Divisões

Os aplicativos de gestão de projetos podem ser usados ​​para promover uma melhor comunicação e colaboração entre as equipes, bem como dentro delas. Atribuir a propriedade de cada tarefa e uma estrutura de responsabilidade clara dentro de uma equipe, exibida em seu aplicativo de projeto, torna muito mais fácil para as pessoas fora dessa equipe entrarem em contato com a pessoa certa no momento certo.

Isso pode reduzir muito a quantidade de idas e vindas à medida que as pessoas descobrem com quem precisam falar com outra equipe sobre um determinado problema, bem como quando e como contatá-los. Configurar respostas automatizadas para responder a mensagens fora do expediente com disponibilidade e tempos de resposta permite que as equipes enviem mensagens rápidas sem serem deixadas no escuro sobre quando uma resposta acontecerá.

Não Abuse do Vídeo e da Voz

Vídeo e voz são ótimas maneiras de realizar uma reunião concisa ou discussão focada, mas também podem ser uma grande distração. Manter sua equipe sempre atenta, significa que parte de sua atenção estará sempre focada na voz em seus ouvidos e em como eles estão aparecendo na câmera. Mudar para mensagens instantâneas para uma discussão mais cotidiana que mantém as tarefas sob controle permite que os membros da equipe concentrem-se totalmente no trabalho quando não estão respondendo às mensagens.

Encontre uma Abordagem Híbrida que Funcione Para Suas Equipes

O trabalho híbrido e remoto tem o potencial de permitir um grande aumento na produtividade. Isso requer as ferramentas e a abordagem certas, no entanto. Concentre-se em eliminar a necessidade de microgerenciamento, configurando sua equipe para trabalhar de forma independente, colaborar proativamente e desenvolver suas habilidades de gerenciamento de tempo.

Não há uma única resposta correta para a criação de equipes remotas e híbridas produtivas. A abordagem certa depende muito do equilíbrio do trabalho em grupo e solo em cada equipe, bem como da necessidade dessa equipe de trabalhar com outras equipes. Como resultado, você deve esperar fazer muitas mudanças ao introduzir o trabalho híbrido e descobrir o que funciona e o que não funciona para o seu negócio.

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