12 Maneiras Fáceis de Melhorar a Gestão de Tempo

A gestão do tempo é uma habilidade essencial que todos devem aprender para aumentar sua produtividade. Quando você tem boas e adequadas estratégias de gestão de tempo é muito mais fácil concluir e atingir as metas. Em definição, gestão de tempo é como usamos nosso tempo para realizar tarefas com eficácia.

Vivemos em uma época em que as distrações estão por toda parte e manter o foco é um desafio. Se você espera aumentar a rapidez e eficiência do trabalho ou apenas deseja perder menos tempo, essas estratégias de gestão de tempo farão uma grande diferença.

Se você trabalhar de maneira mais inteligente, não terá que trabalhar duro mais. Este artigo mostrará 12 estratégias de gestão de tempo que o ajudarão a economizar tempo e realizar suas tarefas com eficiência.

12 Estratégias de Gestão de Tempo Para Trabalhar Com Eficiência

1. A Regra 4D

Existem quatro princípios básicos que você pode seguir e que o ajudarão a administrar seu tempo com eficiência. Eles são:

⦁ Do (Fazer)
⦁ Delay (Atrasar)
⦁ Delegate (Postergar)
⦁ Drop (Largar)

Examine mais de perto as tarefas planejadas e liste-as sob esses quatro títulos. Concentre-se nas tarefas mais urgentes e viáveis.

Qual tarefa você pode fazer mais tarde? Quais são os mais urgentes. Tenha cuidado para não subestimar deliberadamente uma tarefa que você não deseja fazer. Às vezes, temos que terminar um trabalho que não gostamos.

Você pode dividir quase tudo que você precisa fazer – no trabalho e em casa – sob esses princípios e conseguir mais eficiência.

Usando essa estratégia, você identifica as tarefas mais essenciais ou demoradas e se concentra em realizá-las primeiro.

Essa abordagem também ajuda você a criar o hábito de tomar decisões para se tornar mais organizado. Você também terá uma ideia mais clara de quais tarefas podem ser delegadas ou totalmente ignoradas.

2. Faça Pausas

Mesmo a pessoa mais determinada e trabalhadora deve fazer uma pausa quando fica sobrecarregada. Ou, de preferência, antes que fique sobrecarregada.

É um bom hábito fazer pequenas pausas durante o dia de trabalho para ter algum tempo para respirar.

Claro, você deve fazer suas pausas de forma produtiva e não se permitir ficar desmotivado ou preguiçoso.

Certifique-se de que, ao pausar seu trabalho, você se desconecte completamente. Em vez de sentar-se à mesa durante o intervalo, levante-se e pegue um copo d’água. Ou apenas olhe pela janela ou almoce do lado de fora.

Fazer seu sangue fluir novamente com esta pequena atividade pode ajudar a “acordar seu cérebro novamente. Quando você se sentar para voltar ao trabalho, se sentirá um pouco mais renovado e poderá continuar trabalhando duro.

Faça o seu melhor para fazer intervalos de 5 a 10 minutos a cada poucas horas e não gaste mais do que o tempo alocado sendo improdutivo.

3. Monotarefa

Ao contrário do que muitos querem que você acredite, você não deve tentar ser um mestre em multitarefa.

Embora muitas vezes elogiados pelos empregadores, é mais provável que os multitarefas achem difícil se concentrar em trabalhos complicados. Multitarefa também causa fadiga mental e é uma maneira infalível de diminuir a eficácia de sua abordagem de trabalho.

É melhor se concentrar em uma tarefa por vez e concluí-la antes de passar para a próxima. Você também poderá obter resultados mais sustentáveis.

Usar planilhas de horas, cartões de ponto e relatórios de tempo online pode ajudar muito a melhorar o quão bem você está monitorando o tempo.

4. Aproveite as Listas de Tarefas

Ter listas de tarefas é bastante simples, mas altamente eficaz, desde que você as cumpra. Crie uma lista de todas as tarefas ou objetivos que você tem para o seu dia. Em seguida, organize-as em ordem de importância ou consumo de tempo para que você possa realizar primeiro o trabalho mais exaustivo.

Quando tiver concluído todas as suas tarefas, você se sentirá realizado e mais inspirado para fazer os itens menos intensos de sua lista.

As listas de tarefas são simples, mas eficazes para manter as pessoas motivadas ao longo do dia.

No entanto, seria melhor estabelecer um limite para o número de itens que você colocou em sua lista. Se você tiver muitos, se sentirá exausto antes mesmo de começar.

O número de itens que você tem em sua lista de tarefas dependerá de sua programação exclusiva e situação de trabalho. Mas faça o possível para não se sobrecarregar, ou nenhuma dessas estratégias de gestão de tempo será muito eficaz.

Os gerenciadores de tarefas são ótimos para esse propósito. Implementar ferramentas para ajudá-lo com suas estratégias de gestão de tempo pode tornar as coisas muito menos complicadas. Também evitará se estressar com tarefas perdidas ou gastar muito tempo com elas.

Considere o uso de uma ferramenta de gestão de tarefas para planejar seu trabalho e sinta-se mais motivado para não se desviar dele durante o dia.

Como fazer uma lista de tarefas:

1. Decida se deseja fazer sua lista em papel ou eletronicamente e considere o período de tempo. Você está fazendo isso apenas para o dia? Ou para mês?
2. Anote aleatoriamente todas as tarefas que vierem à mente e que você precisa realizar. Não pense na importância, apenas “escreva livremente” todas as coisas que você precisa fazer.
3. Escreva quanto tempo você acha que cada tarefa levará. Ao saber a quantidade aproximada de tempo que cada tarefa levará, pode ser um pouco mais fácil descobrir qual priorizar.
4. Reorganize a lista e coloque os itens mais importantes no topo. Diferencie tarefas importantes por tempo. Pode ser útil eliminar primeiro os itens que consomem mais tempo.
5. Risque as tarefas conforme você avança. Pode ser recompensador excluir ou marcar tarefas concluídas. Eventualmente, as tarefas serão feitas e você poderá fazer uma nova lista.
6. Deixe a lista visível o dia todo. Ter sua lista de tarefas à sua frente pode reforçar o senso de urgência e garantir que você continue trabalhando nelas ao longo do dia.

[Source: Infographic Facts]

5. Use o Método ALPS

O Método ALPS é outra estratégia de gerenciamento de tempo que usa siglas para mantê-lo no controle de seu trabalho.

⦁ A – Activity (Atividade)
⦁ L – Length (Dura)
⦁ P – Plan (Plano)
⦁ S – Supervision (Supervisão)

O método ALPS é baseado no método alemão ALPEN (Aufgaben, Länge, Pufferzeiten Entscheidungen, Nachkontrolle), mas mesmo quando traduzido, permanece o mesmo em princípio. O objetivo é aumentar o desempenho e reduzir o estresse.

O professor Lothar J. Seiwert, um especialista em gestão de tempo, apresentou o método, e ele foi adotado por muitos.

O método sugere que as pessoas sigam quatro etapas para ajudar a gerenciar melhor seu tempo.

Ganhe tempo declarando a atividade, determinando sua extensão (a duração), planejando o desempenho da atividade e monitorando como ela passa por supervisão.

Você pode usar o Método ALPS como uma estratégia de gestão de tempo em casa ou no trabalho, e isso o ajudará a ter mais foco e ser mais eficiente com seu tempo.

De acordo com esse método, quando você planeja seu trabalho, é provável que descubra que se sente mais pessoalmente recompensado ao concluir as tarefas.

Este método melhora a eficácia da sua gestão de tempo e pode ser usado em muitos cenários diferentes. Você pode estar trabalhando em um escritório movimentado ou em um espaço silencioso em casa; o método permanecerá útil e relevante.

6. Aproveite os Bullet Journals

Se você não é do tipo que enumera as tarefas que planeja para o seu dia, pode achar os bullet journals mais atraentes.

Você deve ter um índice, registro futuro, registro mensal e registro diário em seu diário com marcadores. O registro futuro é para uma visão rápida de seus eventos futuros planejados. Seu registro mensal pode mantê-lo atualizado sobre os planos para o mês, como aniversários e feriados.

O registro diário é mais detalhado e se concentra nas tarefas de cada dia. Se você gosta de estratégias de gestão de tempo realmente organizadas, pode considerar o uso de símbolos para o seu bullet journal.

Ideias, tarefas, eventos e até mesmo insights podem ser marcados com diferentes símbolos para torná-los mais destacados.

7. Aprenda a Dizer “Não”

Uma das coisas mais difíceis para muitos de nós é simplesmente “dizer não”. Mas se você puder dizer “não” para assumir mais tarefas do que pode suportar, poderá seguir sua estratégia de gestão de tempo com mais sucesso.

Dizer não também se aplica a não se permitir ficar distraído ou procrastinar quando deveria estar fazendo algo.

Construa suas estratégias de gestão de tempo com base na quantidade de trabalho que você sabe que pode dar conta. Em seguida, faça o máximo para seguir estritamente apenas seus planos e não acrescente nada a eles.

Você também deve resistir a retirar as tarefas de sua lista se souber que são essenciais. Dizer “não” significa inventar uma estratégia e segui-la com determinação disciplinada.

8. Bloqueie Distrações

Em geral, a vida é cheia de distrações, mas se você quiser mandar bem na gestão de tempo, precisa se livrar delas.

Muitas coisas podem distraí-lo durante o dia, desde cachorros latindo na rua até seu telefone zumbindo com notificações.

Até mesmo os colegas de trabalho podem distraí-lo, e você terá que avisá-los que está ocupado ou corre o risco de não terminar seu trabalho.

Cada distração é uma perda de tempo porque você precisa se reorientar, e isso muitas vezes pode ser um desafio.

Estabeleça limites com aqueles ao seu redor e deixe claro que quando você estiver trabalhando, eles devem evitar socializar com você, a menos que seja urgente. Você também deve fazer o possível para manter a mente focada, para que não haja distrações internas.

Livrar-se de distrações leva tempo para dominar, mas vale a pena o esforço.

9. Agrupe Tarefas Semelhantes

É uma boa ideia agrupar tarefas semelhantes entre si. Dessa forma, você pode entrar no estado de espírito certo para uma tarefa e passar para outra semelhante com o mesmo foco e concluí-la mais rapidamente.

Por exemplo, se o seu trabalho consiste em redação, edição, gestão de equipe e gestão do ambiente de trabalho, você pode agrupar a redação e a edição e fazer o restante das tarefas juntas.

Organize as tarefas de forma que haja sinergia para ter resultados mais eficazes.

Se você está encarregado de tarefas maiores que são mais complicadas, você pode usar um software de gestão de projetos. Esse tipo de ferramenta pode ajudar a melhorar suas estratégias de gestão de tempo e ajudá-lo a atingir seus objetivos com mais sucesso.

10. Tenha um Relógio Posicionado Visivelmente Diante de Você

Esta é uma das maneiras mais simples, porém eficazes, de administrar seu tempo de maneira eficaz. Colocar um relógio em algum lugar que você verá o tempo todo pode ajudá-lo a manter o foco no trabalho.

Às vezes, ficamos tão ocupados que perdemos a noção do tempo. Se você tiver um relógio grande e altamente visível à sua frente, será mais fácil ficar no momento.

Algumas pessoas também acham o tique-taque rítmico do relógio relaxante. Apenas certifique-se de não adquirir o hábito de verificar o relógio com muita frequência, levando a distrações desnecessárias.

11. Lide Com o Estresse

O estresse é um grande problema na sociedade moderna e não é apenas ruim para sua saúde, mas também pode distraí-lo no trabalho.

As pessoas vivenciam o estresse de maneiras diferentes e por vários motivos. Pode levar ao cansaço do corpo e da mente, o que afeta profundamente a produtividade.

Embora lidar com o estresse exija mais de uma solução (especialmente se você está estressado com várias coisas), você pode adotar uma abordagem simplista.

Uma forma de combater o estresse é tentar dormir o suficiente. Parece muito fácil, mas uma boa noite de descanso pode fazer uma grande diferença. Seu corpo estará mais bem preparado para o dia e sua mente mais descansada.

Você também pode fazer exercícios mais regulares e passar algum tempo ao ar livre, absorvendo a serenidade da natureza. Yoga é uma ótima maneira de relaxar e descontrair também, e ouvir música pode fazer maravilhas para uma mente e alma estressadas.

Encontre o que funciona melhor para você e siga em frente. Pratique hábitos de alívio de estresse com frequência para aproveitar ao máximo suas estratégias de gestão de tempo.

12. Delegue com Inteligência

Não é incomum que as pessoas assumam mais do que podem realmente fazer quando desejam ser produtivas. Mas morder mais do que você pode mastigar afetará sua produtividade e prejudicará suas estratégias de gestão de tempo.

Frequentemente, é mais sensato delegar trabalho a outras pessoas do que gastar seu tempo nisso. Pode acontecer que outra pessoa possa realizar uma tarefa específica mais rápido ou melhor do que você, então não vale a pena perder tempo tentando fazê-la.

Delegar parte do seu trabalho irá aliviá-lo, e você pode se concentrar em fazer outro trabalho. Claro, você não deve abusar dessa habilidade e, em vez disso, apenas delegar quando necessário.

Aqui está uma dica profissional para gerentes que trabalham remotamente devido à pandemia e precisam delegar trabalho: verifique o desempenho dos funcionários remotos.

Todos os funcionários precisam ser avaliados para garantir a produtividade ideal. Se você não sabe como seus funcionários estão indo no trabalho, não pode delegar mais trabalho a eles.

Gerencie Seu Tempo Com Mais Eficácia

As estratégias de gestão de tempo discutidas aqui podem funcionar bem para qualquer pessoa, seja no trabalho ou em casa. Você pode escolher as estratégias que mais lhe interessam e desenvolver ideias para implementá-las diariamente. Depois de ter um plano de batalha, a gestão do tempo não será mais um desafio para você.

Sobre o autor:

Mark Quadros é um comerciante de conteúdo SaaS que ajuda marcas a criar e distribuir conteúdo RAD (desenvolvimento Rápido de Aplicação). De modo semelhante, Mark adora conteúdo e contribui para vários blogs confiáveis, como HubSpot, CoSchedule, Foundr, etc. Conecte-se com ele via LinkedIn ou Twitter.

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