Como Criar Planos de Melhoria de Desempenho Para Colaboradores Remotos

O número de pessoas trabalhando remotamente aumentou nos últimos anos. Mas, embora os negócios possam ser conduzidos em locais físicos diferentes, os fundamentos de uma boa gestão de funcionários permanecem os mesmos.

Os gestores precisam encontrar maneiras mais eficazes de ajudar os funcionários virtuais que falham consistentemente no desempenho. E uma das melhores estratégias é usar um PIP: Performance Improvement Plan (Plano de Melhoria de Desempenho).

Mas, ao contrário dos planos tradicionais de melhoria de desempenho projetados para gestores que lideram a equipe de um local físico, o processo para colaboradores remotos deve ser desenvolvido com funcionários remotos em mente. Assim, as perguntas e os processos se ajustam à sua situação de trabalho remoto.

Encontre abaixo um guia passo a passo sobre como criar planos de melhoria de desempenho para colaboradores remotos. Nele, você aprenderá o que é um plano de melhoria de desempenho e como desenvolver um especificamente para colaboradores remotos. Além disso, você encontrará algumas dicas úteis para aproveitar seu PIP para obter os melhores resultados de seus funcionários remotos.

O que é um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP)?

Um plano de melhoria de desempenho é uma ferramenta de alavancagem de RH que descreve as etapas específicas que um funcionário pode seguir para melhorar, bem como as metas pelas quais ele pode trabalhar. O PIP descreve as seguintes coisas:

• O comportamento esperado
• O(s) objetivo(s) principal(is)
• Recursos de aprendizagem disponíveis para ajudar a atingir esses objetivos
• Uma linha do tempo para melhorar o desempenho do funcionário (para funcionários que estão com dificuldades)
• Uma linha do tempo para atingir metas adicionais (para funcionários que não estão com dificuldades)

O desempenho importa, não importa onde você esteja. E para funcionários remotos, os problemas de desempenho podem surgir de várias causas diferentes.

Alguns dos problemas de desempenho mais comuns incluem:

• Prazos de entrega perdidos regularmente
• Excesso de licença médica
• Déficits motivacionais
• Produtividade baixa
• Absentismo
• Atraso crônico
• Falta de profissionalismo
• Desperdício de recursos
• Insatisfação do cliente
• Trabalho ruim

Em geral, uma falha contínua em atender às expectativas é suficiente para implementar um plano de melhoria de desempenho para um trabalhador remoto.

Ao entender as opções disponíveis para lidar com isso, os gestores podem desenvolver uma estratégia forte para ajudá-los a ter sucesso em ajudar os funcionários a se destacarem em situações de trabalho remoto, independentemente da natureza do problema.

Como Estabelecer um Plano de Melhoria de Desempenho

Quando se trata de abordar questões de desempenho, os gestores precisam escolher sua abordagem com cuidado. É importante ver o baixo desempenho como um problema com nuances. Como tal, as soluções provavelmente variam de acordo com o funcionário, a equipe e o departamento.

No entanto, os PIPs geralmente têm os seguintes elementos comuns:

• Identifique o problema/comportamento/desempenho para melhoria
• Forneça exemplos específicos do problema
• Descreva o padrão esperado
• Determine treinamento e suporte adequados (você também pode usar um editor de vídeo, eu pessoalmente recomendo o Movavi, para criar vídeos que ajudem as pessoas a se envolver mais no processo de trabalho e esclarecer as questões)
• Crie uma linha do tempo realista
• Agende check-ins regulares ou revisões

Você pode ter um exemplo de PIP para sua organização, onde adapta as perguntas e os processos para alinhar com cada indivíduo.

Aqui está uma visão mais detalhada de cada uma das etapas para criar planos de melhoria de desempenho para colaboradores remotos:

1. Identifique o Problema Para melhoria

O primeiro passo para lidar com um funcionário remoto que está consistentemente com baixo desempenho é descobrir as razões subjacentes pelas quais ele não está conseguindo atingir seu potencial.

Por exemplo, pode haver uma causa raiz associada ao seu desempenho inferior, sejam questões pessoais, como luto familiar, ou qualquer outra coisa em sua vida social ou profissional.

Pode até não ser nada negativo – talvez eles queiram desafios maiores.

Seja qual for o problema, você pode não ter a chance de discutir essas coisas com eles durante o dia de trabalho normal, mas um plano de melhoria de desempenho o ajudará a chegar à raiz do problema para que você possa resolvê-lo e ajudar seus funcionários a resolvê-lo.

2. Provide Specific Examples

Depois de identificar o problema para melhoria, você deve fornecer provas com exemplos específicos ao redigir seu plano de melhoria de desempenho ou pode demonstrar como uma apresentação.

Isso envolve documentar problemas como você os vê antes mesmo de começar a criar o PIP para esse colaborador.

Your examples should include as much detail as possible, and each specific example should have a date. This will help you avoid legal issues down the line. Let’s say you want to build a new company website and need to find the right web hosting for WordPress. Make sure to let your team know what features or plugins you’re looking for so that they can complete the task successfully.

3. Descreva o Padrão Esperado

A criação de um plano de melhoria de desempenho permitirá que você trabalhe exaustivamente no problema experimentado pelo seu colaborador remoto.

Você poderá passar mais tempo com eles orientando-os em direção a um plano corretivo para que possam aprender a eliminar suas fraquezas e ampliar seus pontos fortes.

Aqui estão algumas coisas para manter em mente:

Liste suas expectativas

Liste todas as diferentes áreas em que o colaborador virtual precisa melhorar. Lembre-se de que as expectativas não são as mesmas que os deveres do trabalho, portanto, não retire as expectativas da descrição do trabalho do colaborador remoto.

Em vez disso, desenvolva e comunique expectativas de desempenho claramente definidas para que você possa ajudar o funcionário a entender como seus deveres e responsabilidades devem ser executados.

Concentrar-se nos resultados finais em vez das atividades o ajudará a formar uma base sólida para um plano de desempenho eficaz.

Foque nos Comportamentos

Ao delinear a ação corretiva a ser tomada, certifique-se de indicar claramente o comportamento específico que precisa ser melhorado.

Por exemplo, se um representante de atendimento ao cliente recebe constantemente reclamações de clientes sobre ignorar suas mensagens, você pode definir metas acionáveis, como “responder a todos os e-mails em 48 horas”.

Definir Metas Claras

No caso de metas a serem alcançadas, certifique-se de fornecer clareza para que o colaborador tenha total compreensão de suas metas e objetivos.

A falta de clareza resultará no colaborador remoto fazendo mais e mais perguntas que só servem para aumentar sua confusão.

No entanto, quanto mais precisos forem os objetivos e quanto mais claros forem comunicados, mais fácil será completá-los.

4. Oferecer Treinamento e Suporte Apropriados

Seu próximo passo na criação de um plano de melhoria de desempenho é fornecer aos seus funcionários remotos suporte extra e/ou oportunidades de treinamento e desenvolvimento. Essa é uma ótima tática para melhorar a eficácia do PIP da sua empresa.

Seus funcionários nunca devem lutar por conta própria. A mentoria é uma das estratégias mais importantes para ajudar os colaboradores a se sentirem ouvidos e aumentar seu desempenho.

Como gestor, é importante reconhecer que o mau desempenho de seus funcionários pode ter sido resultado de um treinamento ruim. Por exemplo, se os funcionários passarem por um processo de integração inadequado, onde há suporte mínimo, eles podem ter problemas ao receber tarefas com responsabilidade real.

Além disso, se um funcionário recebe uma carga de trabalho maior ou uma promoção sem receber o treinamento pré-requisito, é provável que ele tenha dificuldades em sua nova função, o que resulta em desempenho ruim.

Seu trabalho aqui é identificar a lacuna de habilidades, decidir a melhor maneira de preenchê-la e fornecer o treinamento e o suporte apropriados para ajudar os funcionários remotos a fazer um trabalho melhor.

Isso pode incluir coisas como:

• Cursos formais
• Trabalhos acompanhando colegas
• Atribuir um mentor, etc.

Cada um deles ajudará o funcionário a desenvolver habilidades específicas do trabalho para que possa melhorar seu desempenho geral.

Dica profissional: faça o possível para fornecer todo o suporte adicional necessário, mas não faça microgerenciamento.

Os funcionários muitas vezes se sentem incompetentes e pouco confiantes ao passar por um PIP. Você não quer sobrecarregar ainda mais o seu funcionário, então faça o possível para ajudá-lo com paciência e compreensão, dando-lhe o espaço necessário para usar os recursos fornecidos.

Por exemplo, você pode tentar fazer o check-in todos os dias com mensagens instantâneas simples e perguntas como “Você precisa de alguma ajuda da minha parte?” Ou “Você encontrou alguma dificuldade que gostaria de discutir?” Mas, o importante é deixá-los encontrar seu próprio caminho.

5. Crie uma Linha do Tempo Realista

Um plano de melhoria de desempenho é limitado no tempo. O funcionário deve atingir objetivos mensuráveis ​​dentro de um período de tempo especificado, geralmente de 30 a 90 dias.

Mas, como gestor, você já sabe que o trabalho remoto tem seu próprio conjunto de restrições e obstáculos. Ao conduzir um plano de melhoria de desempenho virtual, você precisará levar isso em consideração.

O plano de desempenho pode demorar mais do que o normal, então você precisa criar um cronograma realista para dar aos membros de sua equipe tempo suficiente para atingir suas metas.

Dentro desse prazo, você deve ser capaz de acompanhar o progresso deles para garantir que eles estejam no caminho certo.

Portanto, esboce um plano que não apenas tenha cronogramas alcançáveis, mas também tenha flexibilidade incorporada para dar ao seu funcionário a melhor chance de sucesso.

6. Agende Check-Ins Regulares

É importante fazer check-ins regulares para monitorar e medir a eficácia do plano de melhoria de desempenho do funcionário.

Os check-ins regulares fornecerão estrutura e, ainda mais importante, servirão como um guia para garantir que o funcionário permaneça no caminho certo e esteja indo consistentemente na direção certa.

Reuniões Formais

Seus check-ins podem ser na forma de reuniões formais individuais com o funcionário para dar a você a oportunidade de verificar seu progresso. Certifique-se de que seu funcionário tenha a estrutura predefinida para que saiba exatamente que tipo de melhoria se espera dele dentro de um determinado período de tempo.

Informal Meetings

Como alternativa, você pode optar por realizar reuniões individuais menos formais para gerenciar o desempenho dos funcionários. Certifique-se de que essas reuniões sejam conduzidas em um espaço seguro onde você e seu subordinado direto possam se conectar, discutir e desenvolver um relacionamento personalizado. Se você tiver vários funcionários que precisa incluir, considere usar o software de webinar para se reunir com todos aqueles que precisam estar presentes.

Pesquisas de Opinião

Você também pode criar modelos de pesquisa e personalizar as perguntas para cada indivíduo. Essas pesquisas também podem ser uma ótima oportunidade para você coletar feedback, o que as torna benéficas não apenas para os funcionários, mas também para os gestores.

Você pode aprender sobre maneiras de melhorar suas políticas atuais, bem como sugestões de funcionários para melhorias adicionais, que podem ser integradas em políticas futuras.

Dicas adicionais:

Foque na Positividade

Um ponto importante a ser observado é que você deve se concentrar na positividade em todo o processo de melhoria de desempenho.

Independentemente da razão pela qual o PIP foi necessário em primeiro lugar, quase sempre haverá alguns aspectos positivos. Certifique-se de transmitir isso ao funcionário para que ele saiba que é um membro valioso da organização.

Ninguém gosta que lhe digam que é péssimo em seu trabalho, e enfatizar os aspectos positivos de seu emprego ajudará a motivar o funcionário e incentivá-lo a lutar por mais melhorias.

Mantenha as Emoções Sob Controle

Durante seus check-ins regulares e durante todo o resto do processo, certifique-se de manter suas emoções sob controle.

Embora isso pareça óbvio, vale a pena repetir. Permitir que as emoções assumam o controle ao discutir questões de desempenho pode fazer com que a situação fique fora de controle.

Lembre-se, você não está culpando o funcionário, você está apenas tentando ajudá-lo a se tornar melhor.

Certifique-se de que eles saibam disso. Fique calmo e profissional. Isso tornará mais provável que o funcionário seja receptivo e aberto ao diálogo, em vez de se fechar ou se tornar combativo.

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No passado, a falta de confiança impedia que muitos gestores e empresas permitissem o trabalho remoto. No entanto, a pandemia forçou muitas pessoas a trabalhar remotamente, o que significa que os gestores agora precisam enfrentar os desafios que a acompanham – incluindo colaboradores remotos com baixo desempenho.

Use este artigo como seu recurso para ajudá-lo a criar planos de melhoria de desempenho eficazes para maximizar o potencial de seus funcionários remotos.

Sobre o autor:

Ron Stefanski é um professor universitário que se tornou proprietário de uma empresa online. Ele ajudou centenas de milhares de pessoas a criar e comercializar seus próprios negócios online. Você pode saber mais sobre ele visitando OneHourProfessor.com. Você também pode se conectar com ele no YouTube ou no Linkedin.

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