Produtividade vs Eficiência – Qual é a Diferença?
Embora muitas pessoas vejam produtividade e eficiência como sinônimos, são conceitos diferentes. Os dois termos estão relacionados, mas não são intercambiáveis. A diferença entre eles é uma discussão entre qualidade e quantidade.
Por exemplo, uma pessoa produtiva é alguém que faz as coisas. No entanto, essas realizações poderiam ser de curta duração se essa pessoa não construísse sua estratégia com resultados de longo prazo em mente.
É por isso que, na maioria das vezes, eficiência e produtividade podem estar em desacordo.
Neste artigo, vamos dar uma olhada na diferença entre produtividade e eficiência. Vamos compará-los e analisar vários exemplos para que você obtenha uma compreensão clara das diferenças sutis entre os dois.
Definindo a produtividade
Simplificando, a produtividade é a saída por unidade de tempo. Medir a produtividade é simples e é por isso que muitas pessoas colocam seu foco aqui. Eles normalmente calculam a produtividade medindo a produção durante um período de tempo semelhante.
Exemplo de produtividade nº 1:
Se você produz 50 peças de máquina e apenas 35 delas funcionam conforme projetado, você é menos produtivo do que alguém que produz 35 peças de máquina, todas funcionando conforme o planejado e não precisam de reparos.
Exemplo de produtividade nº 2:
As empresas, por outro lado, calculam a produtividade por meio de uma comparação de funcionários, departamentos, locais e assim por diante. Um escritório em Nova York que gerou uma receita de US$ 50.000 para uma empresa pode ser comparado a outro escritório na Califórnia que gerou US$ 30.000 no mesmo mês, tornando o escritório de Nova York mais produtivo.
Exemplo de produtividade nº 3:
Digamos que você tenha uma presença nas mídias sociais e esteja publicando novos conteúdos. Em janeiro, você trabalhou 20 horas nas redes sociais e publicou 200 atualizações de status. Em fevereiro, você encontrou um encurtador de URL que reduz o tempo de postagem para metade do que costumava ser. Naquele mês, você também conseguiu trabalhar 20 horas, mas postou 400 atualizações de status. Fevereiro foi o vencedor claro, embora você tenha usado uma ferramenta para ajudar. Empresas de Marketing Digital ou empresas de Mídias Sociais, em particular, continuam buscando essas ferramentas para melhorar seus processos, aumentando sua eficiência e produtividade, e aproveitando ao máximo suas horas de trabalho.
Se você se esforçar para aumentar sua produtividade – seja seu produto peças de automóveis ou qualquer outra coisa, isso pode realmente prejudicar seus negócios mais do que bem.
Uma alternativa melhor pode ser manter um ritmo mais lento que seja mais deliberado ou encontrar ferramentas para ajudar a evitar os erros que ocorrem quando você trabalha muito rápido.
Fórmula de produtividade
Existem diferentes fórmulas que você pode usar para medir a produtividade em diferentes níveis, como funcionários, organizações e software.
Para calcular a produtividade dos funcionários, você pode usar a equação simples abaixo para rastrear a produtividade por indivíduo, por equipe ou por departamento.
Produção Total / Entrada Total = Produtividade do Trabalho
Digamos que você tenha uma empresa que produz $ 50.000 em mercadorias em uma semana (produção). Isso é feito utilizando 1.000 horas de trabalho (entrada). Para calcular a produtividade do trabalho de sua empresa, você deve dividir 50.000 x 1.000, que é igual a 50.
Isso significa que sua empresa gera US$ 50 para cada hora de trabalho.
Você também pode abordar a produtividade do trabalho da perspectiva das contribuições individuais dos funcionários. Assim, em vez de usar horas, você usaria o número de funcionários como entrada.
Assim, por exemplo, se a mesma empresa tiver 20 funcionários e gerar $ 50.000 em mercadorias em uma semana, você dividiria 50.000 x 20, o que equivaleria a 2.500. Isso significa que cada funcionário produziu US$ 2.500 para sua empresa naquela semana.
Mesmo que você tenha uma pequena empresa própria fazendo algo como arbitragem de varejo, sua produtividade de trabalho é importante e deve sempre ser medida. Isso o ajudará a ser mais produtivo com seu tempo.
Definindo Eficiência
Enquanto definimos produtividade como sendo a saída por unidade de tempo, a eficiência, por outro lado, é a melhor saída possível para cada unidade de tempo. Ou seja, fazer as coisas CERTA. Ao fazer as coisas corretamente, você atinge seu nível máximo de eficiência e produtividade.
Exemplo de eficiência nº 1:
Como exemplo de eficiência, considere duas pessoas que ensinam cursos online. O primeiro professor produz um curso em duas semanas, mas tem muitos erros nos vídeos que gravou.
O outro professor produz 10/12 aulas em duas semanas, mas seu trabalho não exige as horas de edição que o trabalho de seu colega faz.
Embora o primeiro professor possa ser considerado mais produtivo, o segundo professor é claramente o mais eficiente entre os dois, pois levará menos tempo para escolher uma plataforma de curso online e lançar seu curso porque ele tem menos erros na gravação do vídeo processo.
Exemplo de eficiência nº 2:
Para dar um exemplo de como a eficiência se traduz em produtividade, imagine Anna, uma redatora de conteúdo em uma agência que produz 10.000 palavras por semana enquanto outra redatora, Sandra, produz apenas 7.000 palavras.
Pode parecer que Anna é mais produtiva que Sandra. E isso pode ser verdade se Anna tiver uma baixa taxa de erro. No entanto, se sua escrita exigir 20 horas de edição e revisão, enquanto o trabalho de Sandra estiver livre de erros e puder ser carregado no CMS instantaneamente, Sandra é claramente muito mais eficiente do que Anna.
Ao fazer as coisas certas da maneira certa, ela não apenas é mais eficiente, mas também mais produtiva do que Anna – um fato que pode ser fácil para alguns observadores não perceberem.
Exemplo de eficiência nº 3:
Digamos que você tenha uma empresa de manufatura que produziu 30% mais unidades em uma semana, em comparação com a semana anterior.
No entanto, mais tarde, você descobre que 25% das unidades estavam com defeito. Isso significa que, embora a produtividade esteja alta, você estava operando com baixa eficiência.
Você pode considerar certas táticas para melhorar a consistência e aumentar a eficiência, como uma melhor seleção de matérias-primas para reduzir unidades defeituosas e assim por diante.
Há também muitas ferramentas disponíveis para ajudar os trabalhadores a aumentar a eficiência. Com meu próprio negócio, recentemente me deparei com o Videoproc, que ajuda meu editor de vídeo a concluir suas tarefas de edição de maneira muito mais eficiente.
Ferramentas como essa existem em todos os setores, é apenas uma questão de encontrar algo acessível que se encaixe no seu negócio.
Fórmula de Eficiência
Enquanto a produtividade calcula a quantidade, a eficiência é mais uma questão de medir a qualidade.
É possível calcular um número alto de produtividade para cada funcionário em sua empresa, mas, por si só, esse número não fornece informações sobre a qualidade do trabalho que você está recebendo de cada funcionário.
Como dito anteriormente, um funcionário pode parecer bastante produtivo, mas na verdade está produzindo resultados de baixa qualidade.
Você precisa de uma referência para comparar os números de produtividade.
Você pode comparar sua produtividade atual com o nível padrão de esforço necessário para obter o mesmo resultado.
Divida as horas padrão de trabalho pela quantidade de tempo trabalhado e multiplique esse valor por 100. Quanto maior o número final, mais eficazes são os funcionários.
Esta é a equação para calcular a eficiência:
(Horas de Trabalho Padrão / Quantidade de Tempo Trabalhado) x 100 = Eficiência
Portanto, se as horas de trabalho padrão de sua empresa para um projeto específico forem 70 e a quantidade real de tempo trabalhado for 82, você dividiria 70 x 82 e multiplicaria a resposta por cem, obtendo 85% de eficiência.
Encontre um equilíbrio entre produtividade e eficiência para ter sucesso em sua empresa
Agora que definimos produtividade e eficiência, e você tem as fórmulas para medir ambas, você pode estar se perguntando por qual delas as organizações devem se esforçar.
A resposta é simples: você deve se esforçar para ambos, mesmo se estiver lidando com dependências do projeto.
Há muitas razões para isso, algumas das quais são:
Motivo nº 1: quantidade x qualidade
Como dito anteriormente, eficiência é qualidade e produtividade é quantidade. Essa é a maior diferença entre os dois e ambos são necessários para o sucesso de qualquer negócio. Enquanto a produtividade se concentra na produção em massa, a eficiência mede quanto dessa produção funciona como pretendido.
Assim, as empresas precisam tanto de produtividade, que é desempenho, quanto de eficiência, que é uma medida do seu desempenho.
Razão #2: Custos Subjacentes
Também é importante observar que a eficiência leva em conta os custos subjacentes, o que é algo que a produtividade não leva. Considere o exemplo de escrita acima, Anna escreveu 10.000 palavras naquela semana, enquanto Sandra escreveu apenas 7.000.
Então, enquanto Anna ganha o prêmio de produtividade, a escrita era tão confusa que dobrou o custo de produção. Enquanto isso, o trabalho de Sandra era perfeito pela metade do custo do de Anna. Em vez de simplesmente colocar as palavras na página o mais rápido possível, seu trabalho cuidadoso e metódico economizou dinheiro para a agência de redação.
No entanto, quando se trata de produtividade e eficiência, uma pode prevalecer sobre a outra em determinados momentos, dependendo do ciclo de vida da empresa.
Por exemplo, com uma startup, eles estão mais focados na produtividade (em oposição à eficiência) no início simplesmente porque precisam construir algo. À medida que a empresa cresce, eles podem começar a se concentrar cada vez mais na eficiência.
Eu mesmo lidei com isso quando comecei meu primeiro site. Logo quando comecei, comprei uma ferramenta que adoro chamada Thrive Architect para me ajudar a criar todas as páginas do meu site. Na época, era ótimo porque eu fazia as páginas ficarem exatamente como eu queria.
However, over time I realized that doing things like this could add extra code and slow a website down, so I had to change to the efficiency model and hired someone to code things manually and they designed the pages faster (and with less problems) than I could code them up myself.
Razão #3: Medida Bruta x Medida Refinada
A produtividade é a medida bruta, enquanto a eficiência é a medida refinada.
A produtividade bruta mostra o quanto foi realizado, enquanto a eficiência reflete a quantidade de produtividade que gera lucro e deve sempre ser usada como entrada durante o planejamento de produtividade.
Ironicamente, isso significa que também se torna uma saída – ou então Anna e Sandra novamente.
A produtividade é simplesmente o resultado, mas a eficiência inclui o controle de qualidade integrado.
Embora a eficiência possa não ajudar a acelerar a produtividade, ela garante que o que você produz atenderá aos seus requisitos e necessidades na primeira vez. Isso economiza muito tempo, dinheiro e outros recursos que você poderia gastar para consertá-lo.
Resumindo: Produtividade + Eficiência = Verdadeira Produtividade
Um bom “hack” para as empresas complementarem os esforços dos trabalhadores, sejam eles produtivos ou eficientes, é utilizar sua própria base de clientes para divulgar o que a marca está criando ou oferecendo.
Por exemplo, implementei recentemente um programa de fidelidade para meus próprios clientes e os efeitos disso aumentaram o impacto do meu trabalho e do trabalho de todos os meus funcionários. Se você combinar algo assim com eficiência e produtividade sólidas, isso pode elevar os resultados da empresa.
Produtividade vs Eficiência: Conclusão
O resultado final é que tanto a produtividade quanto a eficiência são importantes.
É claro que os dois precisam estar inextricavelmente ligados para que uma empresa alcance a verdadeira produtividade. Se existirem separadamente, isso às vezes pode ter efeitos devastadores. É por isso que aconselho a maioria das empresas que consulto a utilizar diferentes ferramentas de comunicação para ajudar no processo.
Na maioria das empresas, principalmente aquelas de manufatura tradicional, ter produtividade sem eficiência é uma maneira segura de matar o negócio. É somente quando você tem os dois que você pode experimentar a verdadeira produtividade e sucesso.
A melhor maneira de conseguir isso é combinar intencionalmente a produtividade com a eficiência. Não assuma apenas que ter um significa que você automaticamente tem o outro.
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Sobre o autor:
Ron Stefanski é professor de marketing e empreendedor online apaixonado por ajudar as pessoas a criar e comercializar seus próprios negócios online. Você pode aprender mais com ele visitandoOneHourProfessor.com. Você também pode se conectar com ele em YouTube, Linkedin, ou em seu Facebook community.
Simplificando, a produtividade é a saída por unidade de tempo. Medir a produtividade é simples e é por isso que muitas pessoas colocam seu foco aqui. Eles normalmente calculam a produtividade medindo a produção durante um período de tempo semelhante.
A eficiência é a melhor saída possível para cada unidade de tempo. Ou seja, fazer as coisas CERTA. Ao fazer as coisas corretamente, você atinge seu nível máximo de eficiência e produtividade.
