Benefícios de Implementar uma Semana de Trabalho de 4 Dias

Na década de 1930, os economistas projetaram que as melhorias tecnológicas e de produtividade tornariam possível uma semana de trabalho de 15 horas em 40 a 60 anos. No entanto, aqui estamos em 2022, mantendo as tradicionais 40 horas.

A pandemia reacendeu os debates sobre produtividade e a importância do equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Além disso, muitas empresas estão experimentando a introdução da semana de trabalho de 4 dias e obtendo resultados interessantes.

Assim, em um estudo da Henley Business School, mais de 66% dos empregadores que implementaram uma semana de trabalho reduzida relataram uma redução nos custos operacionais. Eles também descobriram que horários de trabalho flexíveis os ajudaram a atrair o talento certo.

A Microsoft Japão também viu uma redução nos custos de mais de 23% devido a menos horas de expediente.

A Perpetual Guardian, uma empresa de gestão fiduciária da Nova Zelândia, anunciou um aumento de 20% na produtividade dos funcionários.

Todas essas empresas também disseram que seus funcionários ficaram menos estressados ​​e mais felizes em geral.

Então, você deve colocar as horas de trabalho em uma dieta na sua empresa? Vejamos os possíveis benefícios de uma semana de trabalho de 4 dias.

Benefício 1: Trabalho Melhor Feito em Menos Tempo

Numerosos estudos confirmaram que os funcionários tendem a passar até quatro horas por dia realmente trabalhando. O resto do tempo é gasto em reuniões, lendo as notícias, navegando na internet e outras atividades para matar o tempo.

Com menos horas de trabalho, as pessoas precisam estruturar seu dia de maneira diferente. Isso leva a menos reuniões, menos microgerenciamento e uma diminuição de tarefas tediosas. Além disso, como os trabalhadores têm mais tempo para se recuperar, chegam ao trabalho com mais energia e foco. Isso resulta em menos erros e melhor produtividade geral. 

Em alguns casos, foi relatado que funcionários que trabalhavam menos horas tiravam menos dias de folga por doença. Isso significa que eles passaram mais tempo se concentrando em suas tarefas do que com uma programação padrão das 9h às 17h.

Em suma, uma semana de trabalho mais curta parece reduzir a quantidade de desperdícios de tempo comuns, como:

• Mudança de responsabilidade pelos problemas;
• Trabalhos administrativos;
• Reuniões longas;
• Respondendo e-mails.

Em vez disso, comprimir longas horas incentiva a trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil, resultando em:

• Gestão de tempo mais eficiente (bloqueio de tempo, tematização do dia, agrupamento de tarefas, etc.);
• Menos absenteísmo;
• Menos prazos perdidos;
• Trabalho de maior qualidade;
• Menor rotatividade de funcionários.

Benefício 2: Redução de Custos

Muitas empresas que mudaram para uma semana de trabalho de 4 dias descobriram que isso reduziu seus custos variáveis. Manter o escritório fechado por mais um dia pode reduzir os gastos com calefação e energia. O reabastecimento do escritório também acontecerá com menos frequência, pois os suprimentos serão menos usados ​​ao longo do dia.

Em seguida, dar aos funcionários um dia extra de folga permite que eles cumpram seus compromissos pessoais sem tirar férias remuneradas. Dessa forma, o dinheiro fica no saldo da empresa.

Outro benefício de economia de custos da semana de trabalho de quatro dias é a redução nas despesas gerais. Por sua vez, resulta em menos gastos com benefícios e potencial economia no salário.

Funciona até mesmo para organizações sem fins lucrativos. Por exemplo, as escolas públicas do Havaí mudaram sua semana de trabalho para quatro dias para economizar com professores substitutos.

Os funcionários também tendem a gastar menos com assistência médica por terem um dia a mais para se recuperar. Ainda mais, economizam no transporte e têm um dia a menos para pagar a creche.

Benefício 3: Melhor Equilíbrio Entre Vida Profissional e Pessoal

A pandemia encorajou o desenvolvimento da cultura “sempre ligada”, que complicou o malabarismo com as responsabilidades domésticas e profissionais. Isso resultou em insatisfação no trabalho, baixo desempenho e baixa moral. Pior ainda, trabalhadores descontentes tendiam a diminuir a motivação geral de uma equipe.

Na tentativa de melhorar a situação, algumas empresas recorreram à terceirização. Eles contrataram especialistas externos para realizar as tarefas mais tediosas — o modelo de equipe dedicada de desenvolvimento de software tornou-se cada vez mais popular graças a essa tendência.

No entanto, testes em diferentes países mostraram que uma semana de trabalho de 4 dias resolve todas essas preocupações. Os funcionários têm mais tempo para se recuperar do estresse, cuidar da família, se exercitar, visitar um médico, fazer recados, etc., sem sacrificar o salário ou a carreira.

Embora os trabalhadores tivessem menos tempo para concluir as tarefas, eles se sentiam mais responsáveis ​​por seu trabalho e papéis pessoais. Ficaram mais satisfeitos com a vida em geral. Na verdade, a maioria dos entrevistados disse que a semana de trabalho mais curta os tornava mais produtivos. Eles também se sentiram menos estressados, mesmo tendo prazos mais curtos para as tarefas.

Além disso, algumas pessoas dizem que tiveram mais tempo para desenvolver novas habilidades que poderiam aplicar no trabalho.

Como resultado, as empresas desfrutam de maior engajamento dos funcionários, o que leva à proatividade e melhor produtividade.

Benefício 4: Aumenta a Retenção de Funcionários

Horas reduzidas tornam um empregador muito atraente para os funcionários atuais e contratações em potencial. A pesquisa recente da Qualtrics descobriu que mais de 80% dos funcionários se sentiriam mais leais à empresa se tivessem uma semana de trabalho de 4 dias.

Os entrevistados também apontaram que horários flexíveis também eram desejáveis. Portanto, combinada com as práticas corretas de gerenciamento, uma semana de trabalho mais curta pode fazer maravilhas pelas taxas de retenção da sua empresa e pela qualidade das novas contratações.

A diminuição da retenção de funcionários, por sua vez, resulta em gastos menores com recrutamento e treinamento. Também ajuda a produtividade, pois os funcionários estão mais engajados em seu trabalho. Outro benefício colateral é a retenção do conhecimento, pois os trabalhadores experientes permanecem na organização.

Por fim, a rotatividade de funcionários pode ser contagiosa, pois as pessoas começam a se perguntar por que e a questionar sua própria lealdade à empresa. Assim, funcionários satisfeitos fornecem melhor suporte ao cliente e fortalecem o ambiente.

Como Implementar uma Semana de Trabalho de 4 Dias em seu Escritório?

1. Estabeleça o Melhor Plano de Mudança para sua Equipe para uma Semana de Trabalho de 4 Dias

Para colher todos os benefícios de uma semana de trabalho de 4 dias e evitar confusão, sua empresa deve redesenhar a maneira como funciona. Aqui estão algumas ideias sobre como se preparar para um modo de semana mais curto:

Lançar um programa piloto:

É um teste temporário para testar a viabilidade da nova ideia. Depois de concluído, você pode coletar feedback, verificar métricas e decidir se o novo cronograma é benéfico.

Um programa piloto também é uma excelente oportunidade para introduzir novas técnicas de aumento de produtividade, como bloqueio de tempo, e identificar perdas de tempo.

Transição gradual:

É uma mudança lenta e constante de uma programação tradicional para uma semana de trabalho de 4 dias. Esse método pode ajudar a evitar possíveis impactos e mitigar riscos.

Para implementar uma transição gradual, reduza as horas dos funcionários em 5 a 10% a cada semana ou mês até atingir a meta. 

Você pode descobrir que muitas técnicas de gerenciamento de tempo não funcionam bem para a transição gradual, pois não oferecem flexibilidade suficiente. Portanto, talvez seja necessário introduzir alterações em sua política de monitoramento de produtividade até que a mudança seja feita.

Mudança abrupta:

Este método é adequado se você estiver confiante no sucesso e tiver um plano detalhado para a organização, remuneração e políticas de trabalho dos funcionários. Você também deve garantir que a maioria dos funcionários apoie a mudança. No caso de mudança abrupta, pode ser útil introduzir formatos rígidos de programação. O bloqueio de tempo eliminará as distrações e ajudará seus funcionários a concluir suas tarefas mais rapidamente.

2. Estabeleça Expectativas Claras para Metas e Objetivos para uma Semana de Trabalho de 4 Dias

O maior benefício de uma semana de trabalho de 4 dias é que é o oposto da mentalidade de “sempre ligado”. Isso significa que você deve definir expectativas claras com sua equipe em relação ao cronograma. 

Por exemplo, seus funcionários podem desfrutar de um limite claro, como nenhum e-mail/mensagem de sexta a domingo. Como alternativa, você pode permitir que eles sejam flexíveis e decidam por conta própria se precisam trabalhar algumas horas na sexta-feira para terminar o trabalho ou tirar um dia de folga.

Para ajudar no foco, considere a introdução de temas do dia. Emparelhado com o bloqueio de tempo, incentiva o trabalho sem interrupções e cria um cronograma consistente.

A temática do dia também permite gerenciar melhor as expectativas das pessoas e aumenta os benefícios de uma semana de trabalho de 4 dias.

3. Reduza Reuniões e Tarefas que Desperdiçam Tempo

O monitoramento de tempo é uma maneira eficaz de identificar atividades que desperdiçam tempo. No entanto, tome cuidado para não transformar o monitoramento de tempo em mais uma tarefa para espremer em semanas de trabalho de 4 dias. Certifique-se de que a ferramenta de monitoramento escolhida seja fácil de usar. Aqui estão alguns aplicativos populares:

• TogglTrack
• Harvest
• TrackingTime
• RescueTime

O agrupamento de tarefas também funciona bem para semanas de trabalho de 4 dias, pois ajuda a concluir as tarefas com mais eficiência. Agrupar tarefas semelhantes ajudará os funcionários a manter o foco e melhorar a produtividade. O agrupamento de tarefas também diminui a confusão e elimina a taxa de comutação. Algumas pessoas até dizem que o agrupamento de tarefas os ajudou a evitar o esgotamento.

Aqui estão os principais aplicativos para ajudar no agrupamento de tarefas:

• Google Calendar
• Any.do
• TickTick
• Plan

4. Obtenha Feedback de Seus Funcionários

A mudança para uma semana de trabalho mais curta requer a colaboração de todos os seus departamentos. Para colher todos os benefícios da semana de trabalho de 4 dias, converse com seus funcionários e peça a opinião deles. 

Você pode descobrir que o monitoramento de tempo escolhido e outros métodos de melhoria de produtividade não fornecem o resultado esperado e você deve discutir ideias alternativas. De qualquer forma, ter sua equipe envolvida no processo aumentará sua motivação e a chance de sucesso.

Além disso, considere trabalhar com todos os departamentos para criar uma política para a semana de trabalho de 4 dias em sua empresa. Dessa forma, você pode garantir que as diretrizes sejam justas para todos os funcionários.

Finalmente, você deve garantir que a política seja clara para todos e que eles entendam os benefícios esperados.

Uma Semana de Trabalho de 4 Dias é Uma Boa Opção Para Sua Empresa?

Muitas empresas estão aproveitando os benefícios da semana de trabalho de 4 dias, como maior produtividade e melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. No entanto, o cronograma mais curto também tem suas desvantagens.

Pela primeira vez, pode não ser uma solução única para todos. Além disso, você precisará ter uma rotina de monitoramento de tempo estabelecida para ter sucesso. E certamente não ajudará um ambiente tóxico.

Por outro lado, se você está determinado a implementar uma semana de trabalho de 4 dias, deve ser capaz e responder às seguintes perguntas:

• Qual é o principal objetivo de mudar o cronograma?
• Como você medirá a eficácia?
• Como você manterá a eficácia dos funcionários?
• Seus clientes vão aprovar?
• Todos os funcionários devem mudar para o novo horário?

E se os contras das horas reduzidas superam os prós para o seu negócio, ainda existem outras maneiras de ajudar a aumentar a satisfação e a retenção dos funcionários.

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