Usando o Time Boxing para Aumentar a Produtividade

O segredo da gestão eficiente de tempo é o time boxing. É quando você literalmente precisa pensar dentro da caixa (NÃO fora!). Portanto, organizar seu tempo em caixas sistemáticas ajuda você a realizar seu trabalho e aumentar a produtividade.

Se você está lutando para continuar sendo produtivo, este guia será um verdadeiro salva-vidas. Continue lendo nosso post no blog e descubra: 

• O que é time boxing? 
• Como fazer o seu time boxing? 
• Como criar um calendário eficaz? 

Você está pronto para fazer mudanças baseadas em resultados em sua rotina?

O Que é Time boxing?

Time boxing é uma técnica de gerenciamento de tempo que implica em alocar blocos fixos de tempo para tarefas com antecedência. Dessa forma, usando essa tática, você divide sua agenda nas chamadas caixas de tempo e conclui cada atividade dentro do prazo estipulado. Quando aplicada corretamente, uma abordagem de time boxing permite que você ande de mãos dadas com o tempo que você tem.

A ideia principal por trás de uma técnica de time boxing é que um cronômetro infunde o sentimento de urgência. Assim, ao invés de desperdiçar horas preciosas de trabalho com distrações, você sabe que tem um período de tempo definido para fazer o máximo de progresso possível.

Portanto, o Time boxing tem tudo a ver com priorizar tarefas importantes e aumentar a produtividade. Essas sessões bem planejadas permitem estimar quanto tempo você gasta exatamente em cada tarefa e se livrar da fadiga mental.

Benefícios de Uma Técnica de Time boxing

Ao organizar nossas próximas tarefas, as pessoas muitas vezes se tornam vítimas da falácia do planejamento. Estamos sendo otimistas demais sobre a duração de projetos futuros e tendemos a subestimar o tempo necessário para concluir uma tarefa específica. Portanto, time boxing é uma arma poderosa contra previsões imprecisas. E esta não é sua única vantagem. 

Como uma técnica eficiente de gerenciamento de tempo, o time boxing oferece vários benefícios: 

• Fácil de começar: a pesquisa psicológica conduzida pelo Dr. Pychyl mostrou que a procrastinação não tem nada a ver com autodisciplina. No entanto, em vez disso, adiamos coisas críticas para eliminar as emoções negativas associadas a grandes projetos. Além disso, o time boxing permite evitar sobrecarga desnecessária e mantém o foco em partes gerenciáveis ​​do trabalho. 

• Aumenta a percepção de pra onde o tempo vai: você pode monitorar facilmente quanto tempo gasta para concluir cada tarefa, uma vez que a caixa de tempo mantém você dentro de limites fixos e ajuda você a se manter organizado.

• Aumenta a produtividade: você se concentra nas responsabilidades mais importantes e chama sua atenção para o que precisa ser feito em primeiro lugar.

• Permite evitar distrações: notificações intermináveis, chats de equipe e atualizações exigem muita atenção. E, embora a verificação de um e-mail demore vários segundos, essas interrupções continuam crescendo constantemente. É aqui que uma técnica de time boxing entra em ação. 

• Evita o excesso de trabalho: Limites rígidos são fundamentais para fornecer uma visão clara dos prazos de cada tarefa. Você eventualmente bloqueia seu calendário de processos indesejados e, assim, diminui as horas extras.

Com técnicas de time boxing, você estará no controle de cada minuto valioso e garantirá que processos importantes não sejam interrompidos com perturbações.

Como Usar o Time Boxing de Forma Eficaz?

Se sua lista de tarefas for longa como um braço, você pode facilmente ficar estressado. Não caia nessa armadilha – use o time boxing. Com a ajuda deste método simples, porém eficaz, você poderá aproveitar ao máximo seu horário de trabalho e maximizar sua produção. Siga as cinco etapas a seguir para gerenciar o calendário do time boxing e aumentar a produtividade.

Passo 1. Encontre Tarefas Para Fazer o Time boxing

No geral, você pode escolher qualquer tarefa para o seu calendário time boxing. No entanto, seria melhor se você designasse prazos para empreendimentos que exigem enorme esforço e dedicação (por exemplo, escrever um livro ou desenvolver um site). Ao definir marcos alcançáveis, você basicamente aproveitará todo o processo, em vez de ser desencorajado por uma quantidade colossal de trabalho. 

Etapa 2. Atribua Uma Caixa de Tempo Para Cada Tarefa

Depois de selecionar suas tarefas, decida quando e por quanto tempo deseja trabalhar em cada projeto específico. Por exemplo, digamos que você esteja escrevendo um livro de 200 páginas. Você tem 2 meses para terminar. Agora que você conhece seu objetivo final e prazo-alvo, vamos fazer um pouco de matemática. Para atingir o objetivo final, você precisa escrever cerca de 4 páginas por dia. Portanto, isso significa que você terminará de escrever seu livro em 50 dias e passará os 10 dias restantes revisando e fazendo melhorias.

Etapa 3. Estime e Aloque o Tempo

Agora vamos passar para o estágio crucial – realizar o time boxing nas tarefas escolhidas. Primeiramente, Com o objetivo final em mente, você precisa atribuir pontos diários de início e término para cada projeto futuro. Pense quando é o momento mais adequado para cada tarefa específica. Por exemplo, você pode não se dar bem em escrever pela manhã. Nesse caso, considere embaralhar algumas responsabilidades. Atribua as horas da manhã para atividades físicas, como limpeza ou exercícios, e reserve a tarde para escrever. 

Com a grande variedade de ferramentas online, nunca foi tão fácil criar uma agenda com time boxing. Experimente ferramentas gratuitas para criar um cronograma de tarefas e planejar cada vitalidade com sabedoria. 

Etapa 4. Deixe Espaço Para Pausas Entre as Caixas de Tempo 

Não se esqueça de se dar um tempo. Fornecer algum espaço para pequenas pausas em seu planejamento time boxing acabará por recompensá-lo com maior atenção em projetos críticos. Certifique-se de recarregar as baterias antes de se sentir esgotado. Às vezes, você pode querer se afastar por um tempo para fazer sua criatividade fluir. 

Seu modelo de time boxing pode assim: 

Etapa 5. Revise os Reultados Após Cada Caixa de Tempo

Com um plano claro será muito mais fácil organizar o seu dia. Mas certifique-se de que você está constantemente revisando o progresso. Recomendamos o uso de um cronômetro em seu telefone para monitorar suas atividades. No entanto, há uma regra: uma vez iniciado o monitorador de tempo, ele deve desligar. Depois de concluir cada tarefa, reserve um tempo para avaliar suas realizações. Tudo saiu como planejado? Você teve tempo suficiente para a conclusão da tarefa? Houve alguma distração? Anote tudo e atualize seu calendário time boxing.

Conclusão 

Exercite seu músculo de concentração colocando seu tempo em caixas organizadas. Essa abordagem permitirá que você progrida muito mais rapidamente e desfrute de melhores resultados. Além disso, desafie-se a atingir marcos e reserve algum tempo para refletir sobre suas melhorias.

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