Um guia prático para trabalhar em casa, evitando o esgotamento e mantendo a sanidade

Se você é novo no trabalho remoto, sabe que não é fácil. Você pode até considerar isso impossível. Certamente, cuidar de tantas coisas pode resultar inevitavelmente em desgaste e baixo desempenho, siga este guia para evitá-los.

Steve Jobs não gostava muito de trabalhar em casa. Ele acreditava que a solidão prejudicaria algumas capacidades humanas importantes relacionadas ao trabalho, como a criatividade. Ele disse:

“A criatividade vem de reuniões espontâneas, de discussões aleatórias. Você se depara com alguém, pergunta o que ele está fazendo, diz ‘Uau’ e logo está inventando todo tipo de ideias.”

Steve Jobs

Ele definitivamente não concordaria com a decisão do atual CEO da Apple, Tim Cook, de abraçar alguns aspectos do trabalho remoto permanentemente. Cook diz que não acredita que a Apple “voltará a ser como éramos porque descobrimos que existem algumas coisas que realmente funcionam muito bem virtualmente.”

Mas não depende mais de ordens executivas. As empresas tiveram que abraçar a cultura do trabalho remoto para melhor ou para pior devido ao COVID-19.

Evitando queimar

Se você é novo no trabalho remoto, sabe que não é fácil. Não são apenas as interações sociais que você perde – você pode achar toda a ideia de trabalhar de pijama um absurdo. Certamente, se você tem filhos ou está morando em uma área barulhenta, pode até considerar isso impossível. Há tantas coisas que você precisa cuidar e isso resultará inevitavelmente em desgaste e baixo desempenho.

Aqui estão algumas dicas para trabalhar em casa, evitando o esgotamento e mantendo a sanidade.

1. Limite as horas de trabalho para evitar esgotamento

Certamente, ao trabalhar em casa, você tem duas opções para completar suas tarefas.

• O horário misto: ter um horário misto com horas de trabalho intermitentes. Você se vê envolvido no trabalho o dia todo, completando suas tarefas de maneira inconsistente e sentindo a pressão da carga de trabalho incompleta o tempo todo. Você fica preocupado com o trabalho o dia todo.
• O horário organizado: separando as horas de trabalho e de vida, limitando assim as horas de trabalho. Dessa forma, você fica mais focado e sentindo menos pressão de trabalho durante o dia. E você consegue terminar suas tarefas durante as horas que se dedicou ao trabalho e depois se sente relaxado.

Os especialistas recomendam dedicar algumas horas específicas ao trabalho e tentar não trabalhar fora desse horário. Cal Newport, por exemplo, é um forte defensor de limitar suas horas de trabalho a um punhado de horas altamente focadas. Ele explica em seu livro mais vendido do New York Times, Deep Work:

“Três a quatro horas por dia, cinco dias por semana, de concentração ininterrupta e cuidadosamente dirigida, ao que parece, podem produzir uma grande quantidade de resultados valiosos”  

Cal Newport

Como funcionária remota, Alicja Olko, gerente de divulgação da ReferralCandy, fala sobre seu processo de trabalho: “É importante separar seu tempo de trabalho do seu tempo livre, especialmente ao trabalhar em um laptop, pois é muito fácil se distrair com coisas pessoais, como conversar com amigos, navegar nas redes sociais ou fazer compras. Uso uma ferramenta de controlo do tempo para monitorizar o meu tempo de trabalho – posso facilmente iniciar e parar o controlo do tempo e alternar entre trabalhar e lidar com algo pessoal. Tento ser disciplinado e seguir um trabalho de rotina por algumas horas seguidas, sem interrupções e distrações por questões pessoais. Isso me ajuda a ser mais produtivo e focado.”

Uma técnica de gerenciamento de tempo que você pode usar para limitar suas horas de trabalho é a “técnica de bloqueio de tempo”. É basicamente a ideia de estruturar seu dia em blocos dedicados a completar uma tarefa específica. Como Newport explica em um post de blog, “uma semana de trabalho com bloqueio de tempo de 40 horas, eu estimo, produz a mesma quantidade de saída que uma semana de trabalho com mais de 60 horas sem estrutura”. Portanto, ele gasta de dez a vinte minutos todas as noites planejando os blocos de tempo para os próximos dias.

Este é o seu plano para uma quarta-feira aleatória:

Ele escreveu suas horas de trabalho (8 a 5) na coluna do lado esquerdo e deu duas linhas para cada hora. À direita, você pode ver suas notas adicionais para seus blocos.

Obviamente, ao limitar suas horas de trabalho, você precisa se certificar de que coloca tudo o que tem em seu trabalho. Você não quer gastar suas horas de trabalho limitadas em tarefas sem importância, como verificar a mídia social, ler notícias ou bater papo com outras pessoas. Certamente, você precisa fazer um trabalho profundo.

2. Vá fundo em vez de multitarefa

O bloqueio de tempo tem uma implicação séria em sua vida profissional. Certamente, você consegue se concentrar na tarefa naquele bloco sozinho e tenta evitar quaisquer distrações. Trabalho focado em vez de trabalho distraído é a chave para alta produtividade. 

Quando trabalhamos em casa, tendemos a dividir nosso foco em várias tarefas ao mesmo tempo. Podemos manter nossa caixa de entrada aberta em uma guia separada para o caso de recebermos algum e-mail relacionado ao trabalho. Portanto, minimizamos o Slack e recebemos notificações para qualquer mensagem postada no aplicativo. Sem mencionar nossa atualização compulsiva de feeds de mídia social para encontrar novos conteúdos.

Em muitos casos, somos obrigados a fazer isso. Realizo atividades de divulgação como parte do meu trabalho, então, ao longo dos anos, desenvolvi o hábito de verificar minha caixa de entrada a cada meia hora ou mais, mesmo quando não estava trabalhando. Digitar uma resposta rápida aos e-mails não exigia muito, então fiz isso imediatamente. 

Minha principal responsabilidade era escrever conteúdo. Portanto, o sucesso de meu alcance por e-mail dependia de minha escrita. Portanto, a maior parte das minhas horas de trabalho foi dedicada ao brainstorming de ideias de tópicos, pesquisando e preparando postagens de blog, seja para o site de um cliente ou como postagens de convidados. 

Você pode adivinhar imediatamente que multitarefa era minha praia. Durante o processo de pesquisa e preparação das postagens do blog, costumava pegar compulsivamente meu telefone e verificar minha caixa de entrada. Eu estava na ponta dos pés para responder aos e-mails, relacionados ao trabalho ou não, e quando o fiz, me empolguei escrevendo em blogs. 

Com o tempo, percebi que a multitarefa teve um efeito diverso em minha principal responsabilidade, que é escrever. Demorou uma eternidade para terminar uma postagem no blog e tive problemas para encontrar e pesquisar ideias. O resultado foi um acúmulo de postagens de blog que tive que preparar e uma queda séria no sucesso de minhas campanhas de e-mail de divulgação. Certamente, eu tive que perder um cliente para voltar aos sentidos e parar de multitarefa em favor de um trabalho profundo e focado. 

3. Colabore de forma eficaz para evitar esgotamento

A colaboração é a chave se você deseja realizar com sucesso essa coisa de trabalhar em casa. A colaboração eficaz não contradiz a ênfase das dicas acima em evitar distrações e focar em seu trabalho. Certamente, colaboração efetiva é o que enfatiza a citação de Steve Jobs no início deste post. Você colabora com as pessoas e compartilha ideias. Em algum lugar ao longo do caminho, você teve uma ótima ideia que poderia elevar o nível de sua carreira.

A capacidade de fazer parte de uma equipe e colaborar com eles em diferentes projetos é uma das principais habilidades de gerenciamento de projetos que todo trabalhador remoto deve dominar, mas às vezes as pessoas tendem a negligenciá-la. Parte do problema pode ser encontrada na falta de clareza em relação à colaboração da equipe.

Dmytro Okunyev, o fundador da Chanty, tem lidado com questões de colaboração de equipe por tempo suficiente para pesar aqui. Ele explica:

Nosso novo espaço de escritório é basicamente um monte de canais de texto. É como um equivalente digital de espaço aberto e sala de reuniões combinados. Algumas pessoas estão debatendo para ampliar ou não ampliar e é assim que é para equipes remotas nos dias de hoje. Não há etiqueta definida nas equipes que foram forçadas a se afastar e isso é algo que deve ser abordado. Se você tem regras de direção, por que não desenvolver um conjunto de regras para a comunicação da equipe remota? Essas regras irão adicionar clareza a qualquer equipe.

A comunicação é uma parte importante de uma boa colaboração. Seja obtendo a ajuda de um colega ou expressando suas idéias sobre um problema de trabalho, uma comunicação eficaz é necessária para o sucesso de uma equipe remota. Tem algumas características: 

• A comunicação eficaz é oportuna: é necessário saber como se comunicar com os membros da sua equipe. Enviar uma mensagem às 22h é definitivamente irritante.
• A comunicação eficaz tem uma linguagem clara: você precisa considerar que não há linguagem corporal nas mensagens escritas, então você está sujeito a ser mal interpretado. Use uma linguagem clara para evitar interpretações erradas.
• A comunicação eficaz é bidirecional: você também precisa ser um bom doador, não apenas um recebedor. Ajude um colega sempre que puder.
• A comunicação eficaz é construtiva: seja uma parte ativa das reuniões e compartilhe suas ideias. Seu objetivo é contribuir para o crescimento da equipe

4. Use as ferramentas certas

Morton Feldman, o compositor pioneiro do século XX, é citado “minha preocupação às vezes nada mais é do que estabelecer uma série de condições práticas que me permitirão trabalhar. Durante anos eu disse que se ao menos encontrasse uma cadeira confortável iria rivalizar com Mozart ”, enfatizando a importância de ter as ferramentas certas para melhorar a produtividade.. 

Grande parte do seu sucesso como trabalhador remoto é determinada pela qualidade das ferramentas que você usa. Aqui estão algumas sugestões de ferramentas:

O hardware certo:

É bom ter um espaço de trabalho dedicado, uma sala silenciosa talvez, com iluminação suficiente e uma mesa e cadeira confortáveis, um computador poderoso o suficiente para lidar com suas tarefas, conexão de internet de alta velocidade, um teclado sem fio se você estiver usando um laptop porque você não quer se curvar sobre seu laptop ao digitar e um mouse se quiser mover o cursor confortavelmente. Essas ferramentas de hardware tornam a sua vida como um trabalhador remoto muito mais fácil.

O software certo:

As ferramentas de software Saas tornam extremamente fácil completar tarefas enquanto colabora com colegas de trabalho. Trabalhar como prestador de serviços solo ou ter sua própria empresa não é mais um sonho nos dias de hoje. Existe uma grande variedade de ferramentas que podem ajudá-lo a vencer seu trabalho:

Redação e edição: Documentos e Planilhas Google são as ferramentas essenciais para escrever. Os aplicativos Hemingway e Grammarly são úteis para editar sua escrita. O Pocket é uma ferramenta que permite salvar conteúdo de qualquer lugar e lê-lo quando quiser. A ferramenta gratuita para anotações do Google chamada Keep também vale a pena experimentar se você gosta de anotações. Um aplicativo de e-mail ajuda você a gerenciar todas as suas caixas de entrada e alguns outros aplicativos sociais em um só lugar. 

Gerenciamento de tempo: TrackingTime é uma ferramenta intuitiva de gerenciamento de tempo que permite que você planeje seu tempo e trabalhe de maneira mais inteligente.

Colaboração e gerenciamento de equipe: TrackingTime tem recursos de colaboração e gerenciamento de projeto. Existem muitas outras ferramentas de colaboração que permitem que você trabalhe como parte de uma equipe. Se estiver usando o macOS, você pode aproveitar as vantagens dos softwares de gerenciamento de projetos para mac. Os sistemas de gestão de funcionários tornaram mais fácil organizar seus funcionários para atingir seus objetivos organizacionais.  

Marketing: as ferramentas de software de marketing têm crescido rapidamente nos últimos anos. Agora existem ferramentas para qualquer área de marketing, desde geração de leads e marketing por e-mail até áreas mais avançadas, como mapeamento da jornada do cliente e análise de sentimento do cliente.

Contabilidade: se você trabalha como freelancer, sabe que o uso de ferramentas de contabilidade pode tornar seu trabalho muito mais fácil. Usando essas ferramentas, você não precisa mais se preocupar com faturamento, registro de receitas, cálculo de impostos, etc. Aqui está uma lista de ferramentas de contabilidade que você pode usar.

Finalmente:

Trabalhar em casa é doloroso para algumas pessoas. Existem alguns erros que eles cometem que os fazem sentir muito a respeito do trabalho remoto. Eles falham em limitar suas horas de trabalho e, portanto, ficam mentalmente engajados com seu trabalho o dia todo. Além disso, eles não conseguem evitar distrações e se concentrar em suas tarefas de trabalho, um de cada vez. E eles esquecem que fazem parte de uma equipe e deixam de colaborar e se comunicar de forma eficaz com os membros da equipe e, finalmente, subestimam sua dependência das ferramentas certas para o trabalho remoto. Portanto, use as dicas acima para evitar esses erros e aproveitar ao máximo sua experiência de trabalho remoto. 

Sobre o autor:

Mostafa Dastras é redator do The Digital Project Manager, um centro e comunidade líder de recursos de gerenciamento de projetos digitais administrado pela equipe de publicação digital independente da Black & White Zebra. Seu trabalho apareceu em algumas das principais publicações, como HubSpot, WordStream, SmartInsights, LeadPages, Sendinblue e MarketingProfs. Visite seu blog, LiveaBusinessLife ou entre em contato via rede social para se conectar com ele.