Trabalhando remotamente: ferramentas de colaboração para equipes

Home office, mobilidade, trabalho remoto e freelancing: a forma como trabalhamos mudou drasticamente. As ferramentas de colaboração ue permitem às empresas se manterem produtivas são cada vez mais importantes e o leque de ofertas é extremamente amplo.

Trabalhando remotamente em todo o mundo

Horários regulares de trabalho, empregos permanentes em escritórios e relações de trabalho de longo prazo não são mais tão naturais quanto costumavam ser. A gig economy está crescendo. Já existem cerca de 53 milhões de freelancers nos Estados Unidos. Isso corresponde a cerca de 34% da força de trabalho na América – em 2020, será 50%.

Esse desenvolvimento pode ser visto não apenas nos EUA, mas também na Europa. Por exemplo, o trabalho home office tem aumentado constantemente nos países escandinavos. Também vem aumentando na Suíça, França, Holanda e Grã-Bretanha nos últimos anos. A Holanda até mesmo tem uma legislação que considera o direito ao home office.

No entanto, os empregadores não estão muito entusiasmados com a nova legislação. Acima de tudo, os céticos temem uma comunicação e organização ineficazes entre os funcionários. Isso pode levar a custos mais altos ou perda de produtividade.

Estas são também as razões que vão contra o home office e o teletrabalho na Alemanha. A associação industrial BITKOM consultou cerca de 1.500 empresas alemãs sobre o tema da digitalização no mundo do trabalho. 75 por cento das empresas exigem que todos os funcionários compareçam. E a grande maioria dos entrevistados (70%) também presume que o clássico trabalho em escritório não perderá sua importância.

Quando questionados sobre quais motivos iriam contra o home office, 33% responderam que a produtividade diminuiria. 27% rejeitam o teletrabalho porque os funcionários não estão disponíveis o tempo todo, 17% porque o horário de trabalho não pode ser controlado.

Outro resultado interessante: 56% das empresas pesquisadas preferem reuniões cara a cara, 44% usam chamadas em conferência. Por outro lado, apenas 8% das empresas usam videoconferências.

É necessário repensar

Esses resultados mostram porque a maioria das empresas alemãs não parecem estar preparadas para as futuras formas de trabalho. Se você tentar gerenciar uma equipe com reuniões e ligações constantes, regulamentos de tempo e disponibilidade rígidos, certamente irá falhar. As formas flexíveis de trabalho exigem uma nova cultura empresarial e novos métodos de gestão. O uso de soluções de colaboração especiais que garantem uma colaboração eficiente além do trabalho presencial clássico é indispensável.

Desde aplicativos simples de tarefas e mensagens, destinados principalmente a equipes menores, até soluções de gestão de projetos mais poderosas, disponíveis em inúmeras variantes. Percorrer aplicativos para rastrear horas trabalhadas, como TrackingTime, até redes sociais holísticas para empresas. Nos últimos anos surgiu um mercado extremamente diversificado, no qual há algo para todos.

Fazendo as Coisas

As ferramentas de colaboração tradicionais tornaram-se cada vez mais complexas ao longo dos anos. Muitas vezes selecionadas pelo departamento de TI sem responder aos desejos e necessidades dos usuários, elas geralmente falhavam devido à falta de aceitação do usuário. Os aplicativos empresariais modernos, no entanto, se concentram no usuário e se concentram fortemente na usabilidade e facilidade de uso. Aplicativos de tarefas bem-sucedidos como Wunderlist, Todoist, Asana or Producteev mostram claramente essa tendência. Eles foram originalmente projetados para o mercado consumidor, mas agora apresentam interfaces de usuário chiques no ambiente de negócios, implementadas com grande atenção aos detalhes.

Em termos de funcionalidade, os aplicativos de gestão de tarefas são baseados principalmente no método “Getting Things Done” de David Allen. Eles se concentram na administração simples e na delegação de tarefas. Recursos como comentários e discussões, prazos, prioridades, gerenciamento de compromissos, compartilhamento de arquivos e notificações automáticas não devem faltar em nenhum aplicativo de tarefas para equipes empresariais hoje. Outro ponto comum entre os diferentes produtos que hoje estão disponíveis nesse segmento de mercado é a grande independência de plataforma. Além de aplicativos web, aplicativos nativos de desktop e móveis estão disponíveis na maioria dos casos.

Aplicativos de mensagens para trabalhar remotamente

Aplicativos de mensagens para empresas como RingCentral, Unison, e, acima de tudo, HipChat and Slack  recentemente também tornaram mais fácil a entrada no mundo da colaboração de negócios baseada em software. Eles permitem que as equipes troquem informações entre colegas em salas de chat e compartilhem arquivos facilmente entre si. Eles salvam todas as conversas de forma persistente para que você possa pesquisá-las a qualquer momento, se necessário. E garantem maior transparência e promovem a troca de conhecimentos entre os colaboradores, onde quer que estejam. Essas salas de chat são adequadas, por exemplo, para projetos individuais, equipes ou departamentos especializados. Como administrador, você tem controle total sobre quem pode participar de cada discussão.

Além disso, as inúmeras opções de integração do HipChat, Slack e Cia. representam um de seus principais pontos de venda. As equipes podem usar notificações e salas de chat predefinidas. Isso significa que todas as discussões relevantes para os negócios ocorrem em um local central. Gestão de tarefas ou ferramentas de planejamento e organização semelhantes são, no entanto, procurados em vão aqui. Os serviços de chat cobrem principalmente o aspecto da comunicação na colaboração empresarial.

Gestão de projetos para cada necessidade

As soluções de gestão de projetos são para empresas que não estão satisfeitas com o conjunto de recursos de um aplicativo simples de tarefas ou mensagens e dependem de ferramentas avançadas. Destinam-se principalmente a empresas de serviços que trabalham em diferentes projetos em paralelo para diferentes clientes. Por exemplo, software manufacturers, architectural firms, design, marketing, ou agências de Internet podem resolver seus problemas hoje com soluções profissionais de GP. Elas podem gerenciar com eficiência os recursos, cronogramas, responsabilidades do projeto e assim por diante.

Cerca de 30 anos após o primeiro software de GP, a gama de produtos neste segmento é agora extremamente ampla. Eles variam de sistemas clássicos como OnePoint Projects e Smartsheet, passando por produtos orientados para a comunicação, como Basecamp and Werkstatt42,até ferramentas específicas da indústria, como Conceptboard, das quais as mentes criativas podem se beneficiar em particular. Na indústria de software, as soluções ágeis de GP que implementam os modelos de processo testados e comprovados Scrum e Kanban estão em alta. Muitas equipes de software encontrarão um método eficiente para gerenciar com sucesso seus projetos. Aplicativos de colaboração como Jira, TargetProcess, PivotalTracker, ou Sprintlyespecialmente projetados para elas. Um desenvolvimento interessante pode ser visto aqui: com ferramentas visuais de GP, como Planbox, AgileZen e, acima de tudo, Trello, conceitos ágeis comprovados, como o Quadro Kanban, tornam-se atraentes para um público mais amplo fora do setor de TI.

Multifuncional

O tópico de colaboração abrange vários aspectos e tarefas relacionadas à colaboração eficiente. Eles podem ser cobertos de maneira ideal hoje com as ferramentas “Best of Breed”. Ou seja, aplicativos simples que se concentram em um problema específico. Isso inclui gestão de projetos, arquivos e tarefas, relatórios, gestão de horários e compromissos, comunicação e gestão de conhecimento. No entanto, existem empresas que preferem trabalhar em uma plataforma holística ao invés de muitas soluções individuais.

Soluções de colaboração completas, como Projectplace, Wrike, Planio, Bitrix24, Huddle ou ActiveCollab ão particularmente populares entre empresas maiores que possuem processos mais estabelecidos e complexos. Porque prometem uma experiência de usuário uniforme e ao mesmo tempo dão suporte ao departamento de TI na gestão de usuários. Em contraste com a maioria das ferramentas de última geração, as soluções de colaboração holística geralmente são usadas não apenas sob demanda, mas também operadas na rede da sua própria empresa.

Redes sociais para empresas

ssas plataformas não competem apenas entre si. Você também tem que enfrentar as social networks for business. Elas representam um desenvolvimento posterior das intranets tradicionais do final da década de 1990. E servem como um hub central de informações para toda a empresa. O objetivo: promover a comunicação, colaboração e troca de conhecimento entre todos os funcionários – sejam 10, 100 ou 1000. Além das ferramentas de colaboração usuais, elas oferecem recursos como “Seguir”, “Curtir”, hashtags, menções e fluxos de atividades como você já conhece no Facebook, Twitter e Cia.

Os representantes mais conhecidos nessa categoria incluem o Yammer, , considerado um pioneiro no segmento e que foi adquirido pela Microsoft há alguns anos atrás. O Chatter, oferecido pela Salesforce, e o Socialcast, pelo especialista em virtualização VMware. Com Communote, Coyo, Xelos, e Tixxt também existem alternativas profissionais que estão sendo desenvolvidas na Alemanha e que não precisam se esquivar da comparação com os pesos pesados ​​dos EUA – muito pelo contrário.

Conclusão

A solução de colaboração certa para uma empresa depende de muitos fatores individuais. Indústria, tamanho da equipe, estilo de gestão e cultura corporativa são relevantes. Antes de começar sua busca por um home office, esteja claro de quais objetivos você irá buscar. Além disso, quais processos são especificamente abrangidos e quais funcionários devem usar o software todos os dias. A maioria dos serviços de colaboração são oferecidos no modelo freemium. É aconselhável testá-los extensivamente como parte de um projeto piloto em um pequeno grupo de usuários em condições reais.

Não existe uma solução de colaboração universal adequada para todas as empresas. “A solução perfeita’’ será procurada em vão. O fator decisivo é, antes de tudo, a aceitação do usuário final. Por meio do uso de um software de colaboração, cada funcionário, não apenas a administração da empresa, pode ser capaz de obter benefícios reais e resultados perceptíveis ou mensuráveis.